Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9
д. 63, стр. 9
Оперативное хранение документов включает в себя размещение и использование всевозможных бумаг, начиная с момента их заведения и заканчивая архивированием. Согласно перечням типовых документов, у каждого из них имеется определенный срок хранения. Это означает, что размещение оперативного типа решает также задачи мониторинга сроков содержания и уничтожения просроченных документов.
1. Быстрый доступ. Необходимо организовать хранение таким образом, чтобы можно было быстро найти нужный документ. Этой цели способствует план архива, а также подписи на папках, отражающие содержимое.
2. Сохранность. Чтобы документы сохранялись в приемлемом виде, необходимо поддерживать определенный температурный (17-19оС) и влажностный (50-55%) режим. В обязанности специалистов входит обеспечение отсутствия плесени, грызунов, пыли.
3. Размещение документов. Все бумаги, хранящиеся в архиве организации, имеют неодинаковую юридическую ценность. Следовательно, необходимо руководствоваться этими различиями при заполнении архива. Наиболее важные документы должны быть ограждены от всеобщего доступа, а также храниться более тщательно и бережно. Целесообразно составить список лиц, которые имеют право доступа к этим бумагам. Другой принцип разделения документов – на более часто и более редко используемые. Те, что требуются чаще, следует разместить ближе.
4. Уничтожение документов. Для выявления бумаг с истекшим сроком хранения и последующего их уничтожения необходимо проводить периодическую экспертизу их ценности. При выявлении документов, срок хранения которых закончился, составляется акт об их уничтожении. Обычно бумаги уничтожаются посредством шредирования, то есть измельчения.
5. Передача документов в архив. Это заключительный этап оперативного хранения документов. Все документы, подлежащие долговременному содержанию, передаются в государственный, ведомственный или другой архив.
Правильная организация оперативного хранения документов - отличный способ избежать проблем с архивным законодательством.