Проблемы досрочной передачи в архив при ликвидации и банкротстве

При ликвидации и банкротстве организации ответственность за передачу документов в государственный архив возлагается на конкурсного управляющего или ликвидационную комиссию. Согласно требованиям законодательства, все документы, срок хранения которых не истек, а также сведения, подлежащие постоянному хранению, передаются в архив после предварительной подготовки и обработки.

Законодательная база

Требования к передаче документов в архив регулируются несколькими нормативными актами:

• ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
• ФЗ № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;
• ГК РФ ч.1, ст.63 «Порядок ликвидации юридического лица».

В перечисленных документах прописано, какие бумаги подлежат передаче, способы и порядок их оформления, а также процесс передачи.

Особенности подготовки документов

Обработка массива документов для передачи упрощается, если в компании существует грамотно организованный архив и отлажен процесс его пополнения. В таком случае остается провести обработку сведений, которые еще не вошли в архив, а также сверку готовых дел.

Если же архив не сформирован, либо остается большое количество текущих документов, их подготовка происходит следующим образом:

• экспертиза ценности – проводится сортировка, в ходе которой определяются бумаги, подлежащие хранению, и документы для уничтожения;
• систематизация – подлежащие хранению документы упорядочивают по нескольким принципам для последующего оформления;
• оформление – документы подшиваются в дела и приводятся в надлежащий вид согласно требованиям;
• опись сформированных дел – составляется номенклатура архива;
• опись документов, подлежащих уничтожению – процедура ликвидации выполняется в строгом соответствии с действующим законодательством, обязательно составляется акт.

Таким образом, к передаче в архив подготавливают дела, состоящие из документов постоянного, длительного и временного хранения, с соответствующей описью.

Процесс передачи

Для передачи документов в государственный или муниципальный архив представитель компании заключает договор с хранилищем. Во время процедуры выполняется сверка описи и дел, проверка правильности оформления и прочих нюансов. В случае несоответствия требованиям законодательства архив вправе отказать в приеме документов.

Ликвидируемая организация оплачивает услугу передачи архива, само хранение бесплатное.

Профессиональная архивная помощь

Передача документов в архив при ликвидации и банкротстве может быть выполнена силами сторонней организации. В таком случае ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий заключает договор с архивной компанией, после чего все заботы по организации процесса и вышеперечисленные действия выполняют профессионалы.

Подобный подход позволяет быстро и качественно решить вопрос с гарантированным соблюдением всех требований законодательства. Уточнить условия сотрудничества со специалистами компании «ОРБ» можно связавшись с менеджером по телефону либо заполнив форму обратной связи на сайте.