Проблемы экспертизы ценности в государственных учреждениях

Главная цель экспертизы ценности бумажных источников в госорганах – определение важности информации по единым критериям. Подобным образом отбираются единицы на постоянное и временное хранение, выделяются документы на уничтожение.

Как проводится экспертиза?

Раз в год специальная экспертная комиссия, согласно утвержденным на уровне организации различным нормативным актам, сортирует документы на несколько категорий – постоянное, временное хранение, уничтожение. По итогам проведенной экспертизы ценности составляется опись бумаг тех или иных категорий, дел личного состава, а также акты на уничтожение утративших ценность источников.

В чем заключается проблема?

Несмотря на то, что процесс экспертизы ценности в госструктурах подкреплен многолетней практикой, четко регламентирован нормативными актами, в нем все равно возникают трудности. На сегодняшний день законодательной базы недостаточно для работы с цифровым архивом: до сих пор не существует механизма выявления имеющих ценность источников в электронном виде в процессе делопроизводства. В результате многие учреждения отказываются пополнять архив документами данной категории.

Нередко в государственном учреждении возникает ситуация, когда, согласно регламенту, необходимо регулярно отбирать дела с истекшим сроком годности и уничтожать их, согласно обязательно составленному акту. Однако физически многие из этих документов уже не существуют, но при этом установленного порядка избежать не удается. На практике часто уничтоженные документы все равно вносят в акт, хотя такая ситуация может иметь негативные последствия для учреждения. Безусловно, подобное положение дел требует пересмотра правил архивного производства для государственных органов.