Работа с источниками комплектования государственных архивов

Источники комплектования государственных архивов — это органы государственного и муниципального управления, ведомственные организации, высшие учебные заведения, а также некоторые частные компании и граждане.

Определение списка источников регламентируется ФЗ №125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 г. и осуществляется Росархивом. В некоторых случаях организации передают не весь массив бумаг, а только некоторые документы по определенному списку. Для таких компаний работа с архивом состоит из нескольких этапов:

• составление и утверждение перечня документов, представляющих ценность для государственного архива;
• ознакомление с процедурой передачи бумаг на хранение;
• ознакомление с методическими рекомендациями по организации архива компании;
• определение порядка и сроков передачи документов.

В любом случае взаимодействует с архивом лицо, ответственное за архивное дело в компании. Если такого сотрудника не выделено, ответственность за своевременную передачу несет руководитель организации.

Работа со специализированными архивными службами

Многие компании сегодня прибегают к простому и удобному способу ведения архива — с помощью профильных компаний, которые не только полностью берут на себя все вопросы хранения документов, но и взаимодействуют с контролирующими службами. Таким образом обеспечивается:

• полное соблюдение требований по комплектованию государственного архива;
• порядок во внутренней документации;
• снятие непрофильной нагрузки с сотрудников;
• экономия финансовых и временных ресурсов;
• грамотная организация документации для удобства внутренней работы.

Для передачи документооборота на аутсорсинг заключается договор, гарантирующий соблюдение всех оговоренных условий. Работая строго в соответствии с законодательством, такие компании также обеспечивают сохранность и безопасность бумаг, соблюдение конфиденциальности информации и ее физическую защиту.

Решить проблему организации архива и работы с государственными архивными службами вам помогут опытные специалисты компании «ОРБ». Обращаясь к нам, вы получите возможность выполнить все вышеперечисленные задачи и не тратить время и ресурсы на соблюдение сложных предписаний.