Разработка положений и инструкций об электронном архиве

В современных предприятиях различного профиля широко используются системы электронного документооборота (СЭД), неотъемлемой частью которых является электронный архив. Однако мало просто переместить документ в архив: каждая категория сведений имеет свои условия и сроки хранения, степень конфиденциальности, обозначенные в законодательстве и внутренних правилах самого предприятия.

Где прописываются условия хранения документов в электронном архиве?

Ознакомиться с условиями использования и хранения документов в системе электронного документооборота можно во внутренних нормативных документах компании. Поэтому грамотная организация СЭД предполагает обязательную разработку внутренних положений и инструкций об электронном архиве.

Деятельность архивов регламентирована рядом нормативно-правовых актов –Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г., «Основными правилами работы архивов организаций» и т.д.

С чего начинается создание электронного архива?

Начальный этап архивного делопроизводства в компании – разработка и принятие локального нормативно-правового акта – положения об архиве. Законодательство четко прописывает требования к его созданию (содержание определяется предполагаемым функционалом архива, спецификой деятельности компании и т.д.).

Положение об электронном архиве

В данном документе прописывают:

• цели создания положения;
• статус архива;
• структуру и состав архивной документации;
• юридические аспекты работы электронного архива.

С положением об электронном архиве должны быть ознакомлены все сотрудники компании, в чьи обязанности входит работа с документацией.

Инструкция об электронном архиве

Этот документ содержит:

• порядок работы с документацией в компании;
• регламент подготовки сведений перед введением в электронный архив;
• правила использования документации;
• порядок действий с источниками, срок хранения которых истек.

Профессионально разработанные и грамотно составленные положения и инструкции об электронном архиве невозможны без участия профессионалов – например, специалистов компании «ОРБ». Для уточнения условий сотрудничества позвоните нам по телефону +7 (495) 734-78-00 или заполните форму обратной связи на сайте.