Разработка системы документооборота

Скорость формирования, удобство хранения, поиска, использования документов оказывает непосредственное влияние на эффективность управления компанией. Именно поэтому все большее число организаций постепенно отказывается от бумажного делопроизводства в пользу автоматизированных систем электронного документооборота. СЭД представляет собой инструмент по работе с электронными документами, который дает возможность организовать оборот всех необходимых документов в многопользовательском режиме.

Классификация систем электронного документооборота

Существует несколько типов СЭД:

• «Коробочные», или универсальные, системы. Они характеризуются доступной стоимостью, простотой установки, имеют стандартный интерфейс, удобны в использовании. Однако подобные модели оснащены таким набором функций, который может не соответствовать запросам организации. Кроме того, на каждого пользователя необходимо приобретать отдельную лицензию.
• Индивидуальные, или системы, разрабатываемые непосредственно под запросы отдельной организации. Несмотря на персонализацию, создание такого способа документооборота и его внедрение занимают много времени и требуют больших затрат.
• Комбинированные системы. Это наиболее оптимальный вариант. Они выполнены на базе универсальных систем, однако могут быть дополнены всем необходимым для определенного предприятия. Данные СЭД имеют относительно невысокую стоимость, их разработка занимает немного времени. Зачастую системы обладают простым и удобным интерфейсом и без труда взаимодействуют с существующими офисными приложениями.

Основные возможности и решаемые задачи

Системы электронного документооборота выполняют множество функций, среди которых:

• разграничение доступа к документам компании для определенных сотрудников;
• возможность совместного использования документов в головном офисе и филиалах;
• минимизация рисков возникновения ошибок в документации;
• исключение вероятности дублирования документов;
• возможность создавать выборки и отчеты;
• контроль над использованием и исполнением документов;
• строгий порядок отчетности.

Согласно проведенным исследованиям, современные СЭД способны обеспечить компаниям значительные конкурентные преимущества. Частичная или полная автоматизация документооборота (делопроизводства) повышает эффективность и производительность труда в среднем на 20–25%, а также снижает затраты на содержание бумажного архива на 80%. Таким образом, организация может значительно сократить временные и денежные затраты за счет повышения скорости принятия решений.

Разработка и внедрение системы документооборота на предприятиях помогает решить следующие задачи:

• оперативная отправка документов к отдельным пользователям;
• минимизация сроков ознакомления, проверки, правки и согласования бумаг;
• организация быстрого поиска информации;
• надежное и удобное хранение документов;
• возможность сортировки, фильтрации и группировки данных;
• автоматизация документооборота;
• построение отчетов, проведение выборки;
• шифрование данных;
• внедрение и взаимодействие системы с приложениями и программами.

Создание системы электронного документооборота

Стоимость разработки системы ЭД зависит от многих факторов:

• специфики деятельности компании;
• бизнес-процессов (модулей), которые необходимо автоматизировать
(электронный архив, обработка корреспонденции, распорядительная документация, управление договорами);
• платформы для системы (Sharepoint, Docsvision, EMC Documentum);
• количества общих и одновременных пользователей;
• условий внедрения продукта (приобретение необходимых лицензий, обучение пользователей, стороннее ПО, техническая поддержка).

Системы электронного документооборота повышают производительность и скорость работы сотрудников и управляющих предприятия, решая таким образом задачи внутреннего менеджмента, а также способствуют укреплению межведомственных контактов и более эффективному взаимодействию с контрагентами.