Схема сканирования документов

В создании электронного архива значимым и масштабным этапом является оцифровка документов. Данная процедура требует планирования, систематизации, специальной техники и достаточно выделенного времени. Несмотря на возможные трудности, оцифровка документов имеет множество преимуществ: освобождается офисная площадь, упрощается и становится удобней работа с архивом, повышается уровень информационной безопасности, что положительно сказывается на функционировании предприятия.

Подготовка к оцифровке

Прежде чем приступить непосредственно к сканированию, необходимо:

• провести экспертизу ценности, чтобы выявить документы для оцифровки;
• подготовить сервера для хранения;
• разработать или купить программное обеспечение, которое позволит организовать систему, доступ и удобное использование архива;
• определиться с техникой и количеством сотрудников для выполнения работ.

Алгоритм сканирования документов

Сканирование документов выполняется в несколько шагов:

• разброшюровка документов, сформированных в дела и папки. Необходимо освободить бумагу от скрепок, ниток и иных фиксирующих элементов;
• оцифровка. Если для этого используется специальное ПО с распознаванием и возможностью сохранять результат в удобном формате, работа проходит быстрее и позволяет сразу вносить документы в систему с присвоением реквизитов;
• настройка электронного архива.

Оцифровку документов и другие архивные работы выполнят специалисты компании «ОРБ». Получить подробную консультацию по условиям сотрудничества и другую необходимую информацию можно по телефону либо через форму заявки на сайте.