Система управления документацией: виды и особенности
Деятельность компании любого уровня невозможна без ведения документации. Четкий алгоритм особенно важен для предприятий, где ежедневно создается, принимается, обрабатывается и отправляется на хранение большое количество информации.
Профессионально выстроенная и эффективно работающая система управления документооборотом позволяет:
- обеспечить качественное и максимально прозрачное взаимодействие всех внутренних процессов;
- сократить время на выполнение различных задач;
- повысить качество и скорость обработки сведений;
- снизить риск потери, утраты документации;
- сократить расходы на привлечение дополнительных сотрудников для обслуживания системы документооборота компании;
- выстроить слаженную систему взаимодействия всех структурных подразделений;
- повысить качество работы сотрудников, производительность труда, эффективность принятия управленческих решений;
- увеличить количество решаемых задач;
- снизить риск возникновения стрессовых и конфликтных ситуаций в компании;
- улучшить перспективы развития предприятия.
Почему так важно выстроить эффективно работающую систему управления документацией?
Уровень функционирования предприятия во многом определяет именно степень упорядоченности документооборота, и вот почему:
- при грамотном ведении документооборота и оптимально выстроенной системе управления информацией каждый очередной период предоставления сведений проходит спокойно и слаженно, без стрессов и штрафных санкций; отчеты составляются в соответствии с требованиями законодательства и сдаются в срок;
- в ходе проверок предприятия Федеральной налоговой службой и другими контролирующими органами в первую очередь тщательному изучению подвергается документация. Отсутствие того или иного экземпляра может повлечь за собой серьезные санкции – от штрафа до административной ответственности;
- грамотно выстроенная система управления документацией позволяет снизить неэффективные расходы и повысить рентабельность.
Какую систему управления документацией выбрать?
Оптимальным решением подобной задачи является централизованное ведение электронного документооборота. Подобный формат позволяет:
- найти необходимый документ или информацию в минимально короткий срок;
- свести риск потери важной информации к минимуму;
- повысить качество работы сотрудников и структурных подразделений;
- систематизировать и структурировать все виды документов;
- сформировать собственную информационную среду внутри предприятия;
- обеспечить безопасность процессов управления и работы компании в условиях конкуренции бизнеса.
Эффективность введения электронной системы управления документацией возрастает, если доверить эту задачу профессионалам. Для получения консультации по вопросам сотрудничества с компанией «ОРБ» свяжитесь с нашим менеджером по телефону +7 (495) 734-78-00 либо заполните форму обратной связи на сайте.
