Систематизация юридических документов

Каждая организация сталкивается с необходимостью систематизации юридических документов. Причин тому несколько: это и рост количества бумаг, занимающих место, и невозможность оперативно найти среди них нужные, и необходимость хранить документы в соответствии с законодательством. Если первые две причины просто усложняют работу компании и, в крайнем случае, ведут к временным и финансовым потерям, то последняя еще и предполагает административную и уголовную ответственность в случае ненадлежащего хранения или утери бумаг.

Систематизировав юридические документы, компания получает множество преимуществ, в том числе:

• возможность своевременного выявления бумаг с истекшим сроком годности и, как следствие, экономия места в офисе;
• упрощение работы с документами;
• гарантия соблюдения законодательных норм – при организации архива документы хранятся в установленном порядке, не теряются, кроме того, соблюдается необходимая для юридических бумаг конфиденциальность.

Что включает в себя систематизация юридической документации?

Когда в компании действует налаженная схема документооборота, бумаги не скапливаются в беспорядке, поскольку регулярно систематизируются. Если такой системы нет, с документами все равно приходится что-то делать. Приведение объема отчетности в порядок предполагает несколько этапов:

• классификация – разделение документов по категориям;
• экспертиза ценности – выявление документов для архивирования и уничтожения;
• составление номенклатуры дел бумаг, подлежащих хранению.

Каждая процедура имеет собственный порядок и включает в себя еще несколько действий. Заниматься такой работой может сотрудник организации либо специализированная архивная служба. В первом случае сотрудник назначается руководителем и становится ответственным лицом. Этот вариант возможен в небольших компаниях, однако следует понимать, что работнику придется тратить время для того, чтобы вникать в непрофильную деятельность. У неподготовленного человека на это уходит очень много времени, что усложняется еще и постоянно меняющимся законодательством. Ответственность за допущенные ошибки несет не только сам сотрудник, но и руководитель организации.

В случае заключения договора с архивной компанией систематизация юридических и других документов становится намного проще. Профессионалы четко знают законы и имеют налаженные схемы работы, а потому в короткие сроки классифицируют бумаги, организуют систему обращения с вновь поступающими отчетами, выявляют документы с истекшим сроком хранения. Это снимает внушительную часть нагрузки и дает целый ряд преимуществ, среди которых – оптимизация работы сотрудников с внутренними документами, возможность быстро и без затруднений находить необходимую информацию, избежание скопления ненужных дел и т.д.