Способы восстановления утраченных документов перед проверкой

Потеря документов, подлежащих обязательному хранению – ситуация довольно распространенная. Но настоящими проблемами она может обернуться, если факт утери был обнаружен накануне визита проверяющих организаций. Избежать возможных штрафов и неприятностей поможет своевременное восстановление утраченных документов.

Варианты восстановления документов

В зависимости от того, какой именно источник был утрачен, существует несколько способов восполнить потерю:

• поиск в электронном архиве – при внедрении электронного документооборота потерять документы безвозвратно практически невозможно;
• запрос у партнеров/клиентов – часто второй экземпляр сохраняется у них;
• заказ выписки из банка по движению средств на ваших счетах, если потерянный документ связан с партнерами/клиентами – подобную информацию можно уточнить в обслуживающем их банке;
• запрос в налоговую службу.

Имейте в виду – на восстановление документов любым перечисленным способом уйдет время, так что лучше заняться этим вопросом заранее.

Как предотвратить утерю документов?

Чтобы не пришлось экстренно восстанавливать бумаги перед проверкой, достаточно соблюдать рекомендации по ведению документооборота и архива организации:

• наладьте систему передачи сведений в архив и обязательно назначьте ответственное лицо;
• проводите регулярные сверки документов с описями дел – это поможет поддерживать и порядок в хранилище, вовремя удаляя оттуда экземпляры с истекшим сроком хранения;
• дублируйте документы в электронном виде, для особенно ценных бумаг создавайте несколько копий.

Грамотно и четко налаженный документооборот и правильное ведение архива экономят время сотрудников и повышают эффективность работы организации. Справиться с этой задачей вам помогут специалисты компании «ОРБ», которые профессионально и оперативно выполнят полный комплекс архивных услуг, помогут восстановить утраченные документы.