Сроки хранения кадровых документов

Кадровые документы – одна из важнейших категорий бумаг с точки зрения архивного законодательства. Несмотря на то, что в самой организации к ним обращаются редко, хранить данные сведения необходимо даже после увольнения сотрудников. Конкретные сроки варьируются согласно типу кадровых документов.

Законодательная база

Основные положения о хранении документов в организациях прописаны в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В нем указано, какие именно сведения подлежат хранению, условия организации архива, ответственность за невыполнение установленных правил.

Что входит в категорию кадровых документов?

К данной группе относятся сведения, определяющие взаимоотношения работодателя и наёмных сотрудников. Это:

• приказы о приеме на работу, увольнении, переводе в другие должности/подразделения;
• трудовой договор;
• лицевые счета по заработной плате и иным начислениям;
• личные дела и карточки сотрудников.

К кадровым документам относятся и трудовые книжки, однако обычно при увольнении их забирает сотрудник. Невостребованные трудовые книжки также подлежат хранению в организации.

Сроки хранения

Подобная информация содержится в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием конкретных временных промежутков (список утвержден Росархивом 06.10.2000).

75 лет хранятся:

• приказы по личному составу;
• табели, наряды, лицевые счета;
• трудовые книжки;
• трудовые контракты;
• личные карточки и личные дела.

Хранению в течение 5 лет подлежат:

• приказы об отпусках, отгулах, дежурствах;
• договоры страхования от несчастных случаев;
• документы, не вошедшие в личные дела;
• документы о командировках.

Также есть категории кадровых документов, которые необходимо хранить 3 года (например, документы лиц, обращавшихся для трудоустройства, но не принятых на работу) и 1 год (графики предоставления отпусков).

Соблюдение норм хранения

Организация архива строго регламентируется с точки зрения безопасности документов. Среди основных задач – защита от похищения и пожара. В связи с этим под архив отводится отдельное закрывающееся помещение с противопожарной системой, металлическими стеллажами. Ответственность за соблюдение норм хранения несет архивный сотрудник (или работник, выполняющий такие функции), а также руководитель организации.