Сроки хранения документов предприятия

Предприятия, которые зарегистрированы и ведут деятельность на территории России, должны серьезно относиться к хранению документации. Для этого стоит изучить закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который определяет сроки сохранности документов, законодательные и подзаконные акты с регулярно пополняющимися поправками, а также перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием их сроков хранения. Нельзя забывать о том, что несоблюдение закона может повлечь за собой серьезные последствия – административную ответственность и штрафные санкции.

В общем, все документы по сроку хранения можно разделить на несколько групп:

• с ограниченным периодом хранения – их важно хранить 1, 3, 5, 75 лет;
• с постоянным хранением – разделительные, передаточные, ликвидационные балансы;
• с хранением до минования надобности – исполнительные листы сотрудников;
• с хранением до замены новыми бумагами – бланки форм отчетности;
• до востребования – документы кадровой документации.

Типы документов и длительность их хранения

Независимо от вида деятельности на любом предприятии должен быть создан архив, в котором нужно будет хранить дела различного назначения.

Документы налогового и бухгалтерского учета. Срок их хранения зависит от степени важности документа: предельный срок составляет 4 года и распространяется на дела, необходимые для подтверждения получения доходов и уплаты налогов. Сроком до 5 лет важно хранить данные отчетности и бухгалтерского учета, а до 6 лет – документы, которые подтверждают исчисление страховых взносов.

Кадровая документация. Актуальную информацию относительно сроков хранения документов можно найти в Перечне. Так, карточки работников и трудовые договоры должны храниться на предприятии до 75 лет.

Документы, относящиеся к созданию и управлению предприятия. Срок их хранения должен равняться длительности существования организации. В ее архиве, даже если она существует 100 лет, обязательно должна храниться регистрационная и учредительная документация.

На сегодняшний день деятельность компаний должна соответствовать огромному количеству требований, которые определяют длительность хранения документов. Каждая организация и ее отделы (финансовый, коммерческий, юридический и др.) должны быть в курсе отдельных аспектов работы с документами. Именно поэтому лучшим решением для правильного и грамотного хранения документов и их своевременной утилизации станет не только создание архива, но и его налаженная совместная работа со специалистами всех подразделений предприятия.