Стоит ли переходить на электронные архивы?

Электронные архивы появились совсем недавно. К ним еще не успели привыкнуть, поэтому многие владельцы предприятий не спешат переходить на электронный документооборот. Однако количество бумаг, особенно в крупных компаниях, постоянно растет и требует обработки и хранения, что и заставляет задуматься о создании электронного архива.

Что такое электронный архив?

Поскольку официальный документооборот до сих пор ведется на бумаге, электронный архив представляет собой базу оцифрованных первоисточников. Бухгалтерская и налоговая отчетность, управленческие и другие документы сканируются и вносятся в систему, которая обеспечивает их упорядоченное хранение и моментальный доступ в любое время. Информация хранится на сервере, автоматически создаются резервные копии, возможность ее просмотра ограничена, а для полной безопасности ведется протокол действий пользователей. Таким образом, электронный архив является удобным и надежным способом хранения документов.

Преимущества электронного архива:

• экономия места в офисе – не приходится хранить большое количество бумаг, поскольку большинство первоисточников разрешается уничтожить;
• быстрый поиск информации – сделать запрос в электронный архив намного проще, чем найти документ физически. Учитывая, что нередко приходится уточнять цифры и детали по прошедшим годам, такая возможность позволит экономить время и не отвлекаться от основных дел;
• высокая степень безопасности – несанкционированно получить информацию из электронного архива практически невозможно. Это обеспечивает ограничение прав доступа в совокупности с протоколированием действий пользователей;
• гарантия сохранности – хотя по закону бумажный архив должен быть максимально защищен, остается вероятность утери или порчи первоисточников по различным причинам. С электронным архивом такой вероятности просто нет, вдобавок система автоматически создает резервные копии;
• удобство – помимо быстроты поиска информации, упрощает работу с архивом и возможность настроить разграниченный доступ тем сотрудникам, которым это необходимо, что исключит неудобные запросы к одному ответственному за архив. Каждому пользователю можно настроить доступ как ко всему массиву данных, так и к определенной группе документов.

Недостатки электронного архива

Пожалуй, минусов у электронного хранения документов практически нет. К недостаткам можно отнести лишь необходимость сканирования документов, но это простая и несложная процедура. Создание электронного архива требует затрат на его организацию и создание базы данных, однако расходы с течением времени окупятся в процессе использования системы.

Как организовать электронный архив

Чтобы создать надежную, безопасную и удобную базу всех документов организации, достаточно обратиться в специализированную компанию. Сегодня можно создать электронный архив с учетом особенностей работы любой компании, если этим занимаются профессионалы. Оцифровав имеющийся массив документов, в дальнейшем остается лишь пополнять его, что не потребует много времени и средств.