Структура электронного архива

Электронный архив документов является решением, которое позволяет значительно упростить работу с информацией, а также повысить производительность труда благодаря быстрому поиску нужной копии, доступности из любой точки мира, а также четкой иерархии системы доступа.

Для максимально удобной работы с документами электронный архив имеет упорядоченную структуру.

Структура электронного архива документов обязательно должна содержать следующие подсистемы:

Подсистема ввода. Используется для преобразования бумажной информации в электронную. В состав такой подсистемы входят сканирующие устройства, системы обработки и регистрирования новых документов.

Подсистема оперативного хранения. Здесь происходит накопление информации, прежде чем записать ее для длительного хранения. Также в этой подсистеме находятся документы, которые наиболее часто требуются пользователям.

Подсистемы долгосрочного хранения. Здесь содержатся документы, использовать которые требуется достаточно редко. В такой подсистеме может храниться очень большое количество информации.

Подсистема приложений. Данная подсистема – совокупность компьютеров пользователей, на которых есть специальное программное обеспечение. С помощью такого ПО возможно зайти в электронный архив и работать с нужной электронной копией.

Подсистема вывода. Сюда входят принтеры различного формата, которые позволяют печатать практически любые документы: от платежки небольшого размера до широкоформатного чертежа.

Доступ к электронному архиву и базе данных осуществляется для пользователя по локальной сети. Администратор также может открыть доступ для удаленных пользователей. Файловая структура электронного архива документов проста: здесь находятся папки и каталоги, которые знакомы всем пользователям системы Windows.

К примеру, архив бухгалтерской документации может включать в себя папки как входящей, так и исходящей документации, где содержатся папки с актами и счетами за определенный период времени. Если это архив проектной документации. То разделение будет осуществляться по объектам и проектам.

Даже если пользователь никогда раньше не имел дело с электронным архивом документов, работу с этой базой данных он освоит легко и быстро благодаря функциональности и продуманной структуре системы.