Требования к архивированию документов
Передаче в архив компании подлежат: законченные в текущем делопроизводстве документы; бумаги с постоянным или превышающим 10 лет сроком хранения; личные данные работников; документы упраздненной компании (предшественника).
Архивная обработка документов состоит из нескольких этапов:
- отбор бумаг по срокам хранения;
- обработка документации по личному составу и роду деятельности предприятия;
- переплет и оформление;
- выделение документов к уничтожению (утративших значение и с истекшими сроками хранения).
Общие требования
- Составление внутренней описи производят в случае, если данная процедура предусмотрена инструкцией по делопроизводству. В описи необходимо кратко отразить содержание дела, а также указать количество документов.
- Удостоверяющая надпись дел фиксирует число и особенности нумерации листов; она заверяется составителем. Стоит обратить внимание на то, что последующие изменения, касающиеся состояния и состава документов, отмечаются в удостоверяющей надписи со ссылкой на соответствующий акт или приказ.
- Перед тем как передать дела временного и постоянного хранения в архив, их необходимо переплести – оформить в твердую обложку. При этом первичная бухгалтерская документация прошивается плотными нитками с целью предотвратить несанкционированное изъятие документов.
- Надписи на обложке выполняются светостойкими чернилами. Особое внимание стоит уделить соответствию заголовков дел содержанию документов. На папке также должен быть номер по описанию, номер описи и номер архивного фонда (при наличии такового). В случае изменения названия организации (структурных подразделений) правки вносятся следующим образом: старое наименование заключается в скобки, рядом указываются новые данные.
Архивировать документы необходимо в строгом соответствии с действующими правилами и нормативными актами. При нарушении установленного регламента контролирующие органы могут привлечь организацию к административной ответственности.
После архивирования документы передают в подразделение архива. Принятие дел производят сотрудник архива и работник компании, отвечающий за сдачу документов. Официальным подтверждением служит акт приема-передачи, в котором указывают количество переданных дел и их номера. Кроме того, число переданных на хранение дел фиксируют в итоговой записи сводной номенклатуры.
