Требования и особенности организации электронного архива документов

С давних времен в учреждениях и организациях была принята практика традиционного делопроизводства, то есть архивирование документов исключительно на бумажных носителях. После того как началось повсеместное внедрение автоматизации, появилась необходимость длительного хранения электронных документов.

Появилось множество вопросов: какими принципами необходимо руководствоваться при создании и функционировании электронного архива, каким образом обеспечить хранение оцифрованных документов и работу с ними?

Традиционное архивное дело не имеет практически ничего общего с современными электронными архивами: как правило, хранить приходится гораздо более сложные данные, имеющие свою специфику. Поэтому архивные работы с электронными документами должны быть построены таким образом, чтобы не нарушить ни их целостности, ни аутентичности. Это необходимо и для того, чтобы в случае необходимости электронные документы могли быть приняты к рассмотрению государственными или судебными органами.

Структура электронного архива должна быть продумана заранее. Хранение данных в базе необходимо организовать таким образом, чтобы не снизилась их читаемость. Для этого рекомендуется применять современные технологии записи, а также использовать носители высокого качества. Электронному оборудованию свойственно достаточно быстрое устаревание, а значит, следует вовремя перенести информацию со старых носителей на новые – например, с дискет на диск CD.

Хранение электронных документов чаще всего организуется в соответствии с одной из нескольких наиболее популярных стратегий:

1. Копирование на свежие носители. Эта методика оправдана в случае необходимости хранения документов в течение непродолжительного срока.

2. Миграция. Это более сложный процесс, при которой происходит перевод документа из одного формата в другой. В некоторых случаях это может повлечь за собой некоторое искажение начального документа.

3. Эмуляция. Это создание новых программ, способных эмулировать работу старых устройств.

При создании электронных архивов и баз данных необходимо учитывать обстоятельства и требования конкретной организации, на основании которых должна выбираться оптимальная стратегия или комбинация нескольких стратегий.