Учет возвращенных и невозвращенных документов с помощью электронного архива

Движение документов в организации требует постоянного контроля, особенно если дело касается работы с бумагами за ее пределами – предоставление сведений партнерам, контакты с контрагентами и т.д. Отследить факт возврата документов вручную очень трудно, однако есть современное решение, которое существенно упрощает задачу.

Автоматизированный контроль

Современный электронный архив решает массу вопросов. Помимо удобной формы хранения и возможности доступа к документам, он дает возможность контролировать движение бумажных экземпляров и вовремя фиксировать их отсутствие. В электронном документообороте каждому документу присваивается штрих-код, который сканируется при его выдаче и возвращении. Это простое действие максимально точно отражает реальное наличие и местоположение информации.

Опция автоматизированного контроля в электронном архиве работает следующим образом:

• осуществляется ежедневное поточное сканирование документации со скоростью 10-15 документов в минуту;
• в результате сразу становится понятно, какие именно единицы документооборота отсутствуют;
• систематизация позволяет быстро выяснить, где находятся документы, и вернуть их обратно.

Такой процесс требует минимального включения сотрудников, при этом автоматизированный контроль работает намного эффективней ручной сверки. Затраты на организацию электронного архива и время на освоение его функционала полностью компенсируются уже в первые месяцы использования.

Компания «ОРБ» возьмет на себя создание электронного документооборота вашего предприятия. Систематизация и внедрение современного функционала организации, с учетом его потребностей и особенностей, позволит в короткие сроки перейти на удобный и современный способ контроля документов, который сэкономит время сотрудников и существенно улучшит качество работы с информацией.