Уничтожение документов, не подлежащих хранению

По истечению срока хранения документации, согласно существующему законодательству, некоторые категории бумаг подлежат уничтожению. Процесс этот не так прост, как кажется на первый взгляд. Необходимо проведение специальной оценки, после чего составляются акты на изъятие документов из архива, направление на утилизацию выбранным методом. Акт подписывается руководителем, указываются лица или компания, выполнившие работу, свидетели, которые при этом присутствовали (если это обязательно).

Утилизация документации, не подлежащей хранению, может производиться одним из следующих методов:

• измельчение (шредирование);
• сжигание;
• непосредственное уничтожение бумаг по адресу предприятия.

Важно не только правильно ликвидировать документы, но и грамотно оформить этот процесс, зафиксировав его в специальных актах и описях.

Составление акта об изъятии на утилизацию

Документация, не подлежащая хранению, рассматривается и отбирается комиссией по оценке. После одобрения данные подаются на согласование в органы государственного архива. Затем отобранная документация может быть уничтожена в установленном порядке выбранным методом. Однако, согласно действующему законодательству, без проведения налоговой проверки эта операция невозможна.

Акт об утилизации составляется в двух экземплярах. Если материалы для уничтожения передаются на предприятия вторсырья, указывается вес макулатуры, сдающейся на переработку, дата, номер накладной. После сопровождающие документы хранятся в архивном фонде либо на предприятии.

Порядок утверждения акта на утилизацию

Заполненный бланк акта подписывается специалистом. В нем ставится специальная отметка, которая доказывает достоверность проведенной экспертизы.

Порядок утверждения требуется соблюдать в точности, так как совершенные ошибки могут иметь негативные последствия. Акт должен быть обязательно подписан руководителем предприятия после подробного ознакомления с содержанием документа. Директор утверждает описи на уничтожение в следующих случаях:

• на предприятиях, передающих бумаги на хранение различным государственным органам, архивам. В такой ситуации необходима предварительная экспертиза, составление описи. При этом часть документации, идущей на уничтожение, может быть отобрана государственным архивом для постоянного хранения;
• если отчетность не передают в стороннюю организацию, а после ее упорядочения составляют опись самостоятельно в соответствии с действующим законодательством. После проведения оценки все дела подшиваются в твердую обложку. Согласование с архивом в этом случае не требуется. По истечению срока хранения проводится повторная экспертиза, часть бумаг передается на утилизацию.

В заключении составляется акт уничтожения не подлежащей хранению документации, с указанием выбранного способа ликвидации, составляется полная опись, которая обязательно должна быть одобрена руководителем.