Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Любая организация независимо от вида деятельности производит уничтожение материалов по мере истечения их периода хранения. Осуществляются все необходимые мероприятия согласно Перечню управленческих документов с установленными сроками хранения, образующихся в процессе работы организации. В связи с тем, что деловые бумаги имеют различную информационную ценность, их формируют в дела следующих типов:

• со сроком хранения до десяти лет;
• непостоянного или временного хранения более десяти лет;
• постоянного хранения.

Процесс установления ценности документов

Для установления ценности документов формируется экспертная комиссия (ЭК) в количестве не менее трех человек. Члены ЭК выбираются из числа компетентных сотрудников организации. Во главе стоит председатель, являющийся одним из заместителей руководителя. В ходе выполнения экспертизы ценности официальных бумаг выявляют значение того или иного документа. Определяется дальнейший срок хранения или уничтожения, в связи с утерей их надобности для организации. Данный процесс условно можно разделить на два этапа:

• На начальном этапе создается номенклатура дел и определяются их сроки хранения.
• По истечении двух лет, когда полностью заканчивается работа с документами, проводится повторная экспертиза с последующей передачей материалов на архивное хранение.

По результатам проведенной экспертизы документов организацией составляется опись дел для передачи их в архив. Создается акт об уничтожении не нужных материалов, не подлежащих сохранности или документов с истекшими сроками хранения, который утверждается ЭК и подписывается руководителем предприятия.

Процедура уничтожения архивных документов с истекшим сроком хранения

В архивах документы теряют свою ценность в связи с завершением их обязательного срока хранения. Своевременный отбор и уничтожение дел – это совокупность услуг, способствующих оптимизации работы архива в целом и приводящих в порядок всю документальную базу. Отбор материалов к утилизации проводится либо при приеме дел в архив и проведении их повторной экспертизы ценности, либо же в связи с истечением срока хранения документов. Тогда сотрудник отыскивает их по номенклатуре дел и передает на уничтожение.

Оформление приемо-сдаточных накладных на уничтожение документов осуществляется с указанием веса, количества дел, сданных на утилизацию, а также даты передачи материалов. За погрузкой и вывозом документации для уничтожения необходим контроль специального сотрудника, отвечающего за сохранность бумаг.