Управление жизненным циклом документов — как эффективно контролировать хранение и утилизацию

Существуют определенные сроки и требования к хранению документации. Так, текущая документация, по которой ещё не завершено делопроизводство, и единицы имеют срок хранения менее 10 лет, обычно находится в офисе компании. По истечении этого периода экземпляры с действующим сроком хранения отправляют в архив — организованный силами самого предприятия либо специализированной компании-подрядчика. Этому моменту предшествует подготовительный этап, во время которого:

• документы упорядочивают по времени создания и хранения;
• страницы нумеруют, дела прошивают;
• составляют опись документов;
• заполняют лист-заверитель;
• источники передают в архив или утилизируют.

Профессиональная обработка и сортировка документов позволяют значительно упростить поиск требуемых источников и управление архивом в целом. Еще одно современное и эффективное решение - создание электронного архива. Однако необходимо иметь в виду, что даже оцифрованные и переведенные в электронный вид бумажные источники с действующим сроком хранения должны быть сохранены до его истечения. Утилизация документов производится по строго определенному алгоритму, закрепленному законодательно.

Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде,и распечатывать по требованию. Информацию лучше дублировать на нескольких носителях — так снижается риск потери сведений в случае системного сбоя или ошибки.

Ведение архива — дело кропотливое и хлопотное, требующее профессиональных знаний и опыта. Верным и грамотным решением станет передача хранилища профильной компании — в таком случае вы можете быть уверены, что вся нужная информация сохранится в полном объеме, а сам архив готов к любым проверкам со стороны контролирующих органов. Для получения консультации по вопросам сотрудничества с компанией «ОРБ» свяжитесь с нашим менеджером по телефону либо заполните форму обратной связи на сайте.