В чем разница между раскладкой архива по документам и по папкам?

В организации архива существуют разные подходы к систематизации. Большинство компаний принимают за единицу хранения дело – сформированную папку, в которую входят бумаги по определенному классификационному признаку. Однако также может быть принята и раскладка по документам – в алфавитном, хронологическом или ином порядке.

Особенности классификации при раскладке архива по папкам

В компаниях с крупным документооборотом, большим количеством видов деятельности, подразделений, контрагентов раскладка по папкам позволяет систематизировать архив по удобным в этом случае признакам, а именно:

• тематическим – по направлению деятельности, кругу внутренних задач, услуге или товару;
• структурным – по отделу, подразделению, команде;
• клиентским – если деятельность связана с долгосрочным взаимодействием.

Особенности классификации при раскладке по документам

При таком подходе к организации документооборота бумаги раскладываются по папкам, в соответствии с определенными классификационными критериями. Сортировка может происходить по следующим параметрам:

• автору;
• видам документов;
• организациям и т д.

Для более удобного использования архива обычно применяют два классификационных признака (вторым может быть алфавитный или хронологический).

Какой способ организации выбрать?

В современных архивах чаще используется раскладка по делам, однако более функциональным решением станет комбинированный вариант, в котором будут использованы оба подхода. При создании электронного архива широкие возможности маркировки и систематизации позволяют использовать большое количество признаков и искать документы по любому из них, в бумажном виде чаще всего применяется принцип объединения тематической и хронологической классификации.

В любом случае, главное в архиве – единообразие; в таком случае поиск любых документов будет легким и быстрым.