Заброшенные архивы — это опасно

Разбираемся, почему нельзя просто выбросить документы на свалку, чем опасны заброшенные архивы и как избежать проблем с документацией с истекшим сроком хранения или при ликвидации предприятия.

Как появляются заброшенные архивы?

К сожалению, несмотря на ответственность, прописанную в законодательстве, и правила передачи документов в вышестоящие архивы, выброшенные документы и заброшенные архивы – пока не редкость.

Особенно часто подобная ситуация возникает при банкротстве или ликвидации предприятий, когда, по сути, уже завершив работу в данной организации, бухгалтеры или иные ответственные за архив лица предпочитают вместо кропотливой и трудоёмкой работы по передаче архива часть документов просто выбросить.

Но заброшенные архивы – это ушедшая в открытый доступ масса личной или конфиденциальной информации, отчётность и другие документы, не предназначенные для широкой огласки. Поэтому заброшенные архивы представляют определенную опасность.

В зависимости от содержания, документы имеют различные сроки хранения. По истечении указанного периода времени после составления специального акта документы, не подлежащие передаче в вышестоящие архивы, уничтожаются. Ликвидация происходит по определенным правилам, закрепленным в архивном законодательстве. Однако, как показывает практика, при закрытии предприятия не все могут справиться с соблазном избавиться от бумаг наиболее простым способом. В результате, помимо высокого риска разглашения информации, содержащейся в документах, могут возникнуть проблемы и у самих работников организации, ответственных за архив. Несоблюдение правил хранения архива влечет за собой штрафные санкции, а в некоторых случаях — и уголовную ответственность.

Спасти и сохранить

Личные карточки сотрудников, приказы по кадрам, трудовые договора, документы, содержащие информацию по заработной плате, должны хранится от 50 до 75 лет. Для работников предприятия должна быть предоставлена возможность подтвердить трудовой стаж архивными документами в любое время в течение этого срока. Отсутствие необходимых документов лишает человека возможности получить положенные ему надбавки и льготы. Если вы не знаете, как поступить с архивом предприятия, обратитесь в профильную компанию «ОРБ». Наши опытные специалисты выполнят полный комплекс специализированных работ по подготовке и передаче архива компании на долгосрочное хранение.