Значимость архивариуса на предприятии

Для крупных фирм, оперирующих большим объемом документации, особенно актуально стоит вопрос о привлечении архивариусов. Эти специалисты занимаются экспертизой ценности документов, систематизацией и архивным хранением различной информации и могут быть включены в основной штат компании или же привлекаться на условиях сотрудничества из архивных структур.

Обязанности архивиста

Должностные функции архивариуса предусматривают широкий спектр деятельности, включающей:

• обработку и упорядочивание документарной базы компании;
• проведение экспертной оценки значимости документов;
• установление сроков архивного хранения в соответствии с законодательными нормами;
• обеспечение депозитарного хранения;
• ведение описей, реестров, журналов учета и выдачи документов;
• проведение переплетных работ и формирование номенклатурных дел;
• подготовку бумаг для передачи в государственные и муниципальные архивы;
• утилизацию документов с истекшим сроком хранения.

Также архивист классифицирует и подготавливает файлы для последующего оцифрования с использованием современных технических средств и новейшего программного обеспечения, а также создает электронный архив фирмы.

Он может быть также привлечен руководством для разработки проекта специализированного помещения для внутреннего архива компании и следить за обеспечением надлежащих условий для хранения документов согласно нормам СанПиН

В своей работе архивариус руководствуется

• Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.2002г.;
• «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010г. № 558 и вступил в законную юридическую силу 30.09.2011г.)
• иными нормативными актами РФ.

Кроме того, архивист, как и любой другой сотрудник фирмы, обязан соблюдать внутренние правила компании, трудовой распорядок дня и знать структурную организацию предприятия.

Преимущества обращения к архивариусам

Данный специалист позволит обеспечить оперативный доступ к требуемой архивным файлам, грамотно структурировать большой объем номенклатурных дел, а также провести аутсорсинг архивного хранения.

Помимо этого станет возможным предотвратить несанкционированный доступ к информации, предоставить необходимые аналитические сведения о деятельности компании на основании архивных дел и провести своевременную ликвидацию документов в установленные сроки.

Особую ценность штатная должность архивариуса имеет для акционерных обществ, в связи с установленным законодательством требованием о хранение первичной документации непосредственно по месту нахождения исполнительного органа (пункт 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).