Главная > Статьи > Архивная опись, зачем она нужна?

Архивная опись, зачем она нужна?

Архивная опись, зачем она нужна?Любое хранение рабочих бумаг начинается с того, что их необходимо систематизировать. Для этого используется архивная внутренняя опись документов – хлопотное занятие для секретарей и специалистов. Мало просто собрать объем кадровой, бухгалтерской и прочей документации и передать в архив – необходимо предварительно просмотреть каждую бумагу, проанализировать ее ценность, составить опись всего объема. Сегодня популярным стало приглашение с этой целью специалистов, которые полностью подготовят документы для сдачи в архив.

Организация архива – дело сложное, опись составляется для документации временного, постоянного срока хранения, отчетности кадрового отдела. При этом опись составляется для каждой группы отдельно и лишь для бумаг со сроком хранения более 10 лет.

Виды описи

На основе архивной описи создаются специальные справочники, каталоги, указатели, путеводители, обеспечивающие быстрый, удобный доступ к необходимой документации следующих видов:

  • для длительного хранения;
  • для постоянного хранения (срока хранения нет);
  • для временного хранения (обязательно указываются сроки);
  • отдельной группой идут дела, касающиеся личного состава;
  • содержащая особо ценную информацию по предприятию, подразделению.

Архивные услуги включают в себя проектирование, составление удобной базы для пользования, причем все дела хранятся в установленных условиях. Для электронной формы может быть предусмотрено санкционированное копирование, ограниченный доступ доверенных лиц.

Сама опись включает:

  • соответствующую характеристику;
  • указание порядковых номеров для каждого отдельного документа;
  • специальный делопроизводительный индекс, который составляется на основании значимости, назначения дела;
  • полный заголовок документа;
  • даты (крайние для хранения, указываются обязательно);
  • общее количество листов документа;
  • итоговая запись, которая включает в себя учетный элемент;
  • особый лист-заверитель, позволяющий вести учет количества листов;
  • справочный архивный аппарат: титульный лист, предисловие, содержание и прочее.

Все архивные описи составляются в строгом соответствии с установленными нормами, реквизиты должны располагаться в четко отведенных для них местах.


×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения