Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9

Архивная опись, зачем она нужна?

Архивная опись, зачем она нужна?Любое хранение рабочих бумаг начинается с того, что их необходимо систематизировать. Для этого используется архивная внутренняя опись документов – хлопотное занятие для секретарей и специалистов. Мало просто собрать объем кадровой, бухгалтерской и прочей документации и передать в архив – необходимо предварительно просмотреть каждую бумагу, проанализировать ее ценность, составить опись всего объема. Сегодня популярным стало приглашение с этой целью специалистов, которые полностью подготовят документы для сдачи в архив.

Организация архива – дело сложное, опись составляется для документации временного, постоянного срока хранения, отчетности кадрового отдела. При этом опись составляется для каждой группы отдельно и лишь для бумаг со сроком хранения более 10 лет.

Виды описи

На основе архивной описи создаются специальные справочники, каталоги, указатели, путеводители, обеспечивающие быстрый, удобный доступ к необходимой документации следующих видов:

Архивные услуги включают в себя проектирование, составление удобной базы для пользования, причем все дела хранятся в установленных условиях. Для электронной формы может быть предусмотрено санкционированное копирование, ограниченный доступ доверенных лиц.

Сама опись включает:

Все архивные описи составляются в строгом соответствии с установленными нормами, реквизиты должны располагаться в четко отведенных для них местах.