Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9

Электронный документооборот в компании, сканирование документов

Электронный документооборот в компании, сканирование документовКак у вас организован электронный документооборот? Если задать такой вопрос нескольким компаниям, то скорее всего ответы будут следующими:

Определимся сразу — важные файлы, которые хранятся в почтовых ящиках; документы, извлекающиеся из компьютера по случаю и т.д. — все это ничего общего с электронным документооборотом не имеет.

Основу электронного документооборота в компании должен составлять архив, оцифрованный, систематизированный и легко доступный. Создается он, конечно, не за день и не за два. Но зато позволяет организовать документооборот компании на качественно новом уровне. А все потому, что создание электронного архива — это:

Создание электронного архива

Создание электронного архива осуществляется путем сканирования документов. Полученные файлы систематизируются, каждому из них присваивается уникальный номер. Затем на основе отсканированных документов создается единая база данных, структурированная в соответствии с потребностями компании. После чего электронный архив записывается на носитель и передается его законному владельцу. Главное удобство заключается в том, что значительно расширяются возможности поиска нужного документа - по номеру, тексту и т.д.

Более того, электронный документооборот позволяет разграничить права доступа сотрудников к архиву. Это, в свою очередь, обеспечивает 100% конфиденциальность секретных документов.

Сканирование документов

Как уже было сказано выше, базовой операцией при организации электронного документооборота является сканирование документов. Выполняется оно поистине в промышленных масштабах, на мощном оборудовании высокого качества. При этом имеется возможность для дальнейшей трансформации электронных документов в любой формат:

И, наконец, что самое главное, прогрессивные технологии организации электронного документооборота — не только экономически оправданы, организационно удобны, но и абсолютно законны.