Хранение документов бухгалтерии
Деятельность любой компании сопровождается проведением финансово-хозяйственных операций, отражаемых в документарном виде. Кроме требований к стандарту формирования материалов, необходимо обеспечивать своевременное изъятие и передачу документов на архивное хранение.
Хранение бухгалтерских документов регламентируется следующей нормативной базой:
- ФЗ- N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят 27 октября 2004 г.).
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ.
- «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н, от 24.03.2000 N 31н, от 18.09.2006 N 116).
- Налоговый кодекс РФ приложениями и новыми редакциями.
- Нормативные акты РФ.
Сроки архивного хранения документов
Стандартный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 (пять) лет. Это правило действует в отношении первичной документации, регистров учета, планов счетов и форм строгой отчетности. Для личных карточек работников предусмотрен максимальный период архивного хранения документов — 75 лет.
Порядок передачи дел на архивное хранение
Все документы должны быть надлежащим образом обработаны и сформированы согласно установленным требованиям. Первичные материалы подшиваются в строго хронологическом порядке с возможностью легкого доступа к любым реквизитам документа.
При передаче документов на архивное хранение не требуется по-детальной расшифровки всех листов. Указывается только наименование и общее количество пронумерованных страниц.
Организация хранения
Как правило, хранение бухгалтерских документов происходит непосредственно в помещениях самой компании. Для этих целей используются закрытые шкафы и стеллажи с системой замков, обеспечивающих недоступность использования информации для посторонних лиц.
В случае отсутствия площадей для архивного хранения документов, руководством компании может быть заключен договор на депозитарное обслуживание со специализированной организацией либо с подразделениями Фондов государственного Архива.