Главная > Хранение документов > Экспертиза ценности документов

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документа – это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.

Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел и нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов РФ.

Ценность документов определяется в делопроизводстве и архиве. В первом случае это производится при составлении номенклатур дел и в ходе подготовки бумаг в архив, а во втором – на этапе, предшествующем передаче дел на постоянное хранение.

Основные этапы сложной операции экспертизы ценности

  • Составление номенклатуры дел. Этот этап является частью текущего делопроизводства. В ходе его осуществления определяются предварительные сроки хранения документов в архиве в соответствии с их ценностью.
  • Непосредственно экспертиза ценности документов. Проводится тогда, когда дела вышли из оперативного употребления и готовятся к сдаче в архив. Обычно данный этап осуществляется в конце календарного года, но не позднее, чем через 3 года после выхода официальных бумаг из делопроизводства.
  • Уточнение ценности дел. Этот этап экспертизы проводится непосредственно в момент передачи документов в архив организации. Цель данной операции – удостовериться в том, что на предыдущих этапах не было допущено ошибок при определении важности того или иного дела.

Определение ценности документов перед сдачей бумаг в архив должно осуществляться квалифицированными специалистами по следующим критериям: происхождение, содержание и внешние особенности материала. Помимо этого, существуют общие принципы оценки. К ним относятся значимость файла, время и место создания организации, к которой он принадлежит. Все принципы и критерии играют решающую роль при проведении экспертизы ценности документов любого характера.

Сортировка документов в результате экспертизы

Пока не проведена проверка, уничтожение документов учреждения запрещается. Результатом станет сортировка: часть из бумаг будет уничтожена за ненадобностью, другая часть, необходимая для работы, останется в офисе, а третья будет передана на внеофисное хранение.

При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнем, в котором указаны принятые на территории РФ сроки хранения тех или иных бумаг. Кроме того, в качестве руководства к действиям должны служить федеральные законы и другие нормативно-правовые акты, среди которых важное место занимают решения ЦЕПК Федерального архивного агентства.

Установленные упомянутыми документами сроки хранения являются обязательными для всех организаций и учреждений как государственных, так и негосударственных, независимо от их формы собственности.

Состав экспертной комиссии

В состав экспертной комиссии должны включаться высококвалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения. Членами комиссии становятся опытные работники, знающие содержание и состав документов, а также значение и ценность той информации, которая в них содержится. В обязательном порядке в состав комиссии входит человек, ответственный за архив конкретной организации.

Председателем комиссии чаще всего назначается заместитель руководителя организации, который курирует вопросы архива и делопроизводства.

Результатом работы комиссии становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Деятельность комиссии – достаточно сложный и ответственный труд, часто проведение экспертизы ценности документов приводит руководителей в замешательство и вызывает затруднения. Однако в необходимости ее проведения не может быть сомнений: определив ценность документов, компания сможет избавиться от ненужных бумаг, упорядочить нужные и работать более продуктивно.


Оставить заявку на архивные услуги

Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

Хранение документов
Хранение документов
Депозитарное хранение документов
Депозитарное хранение документов
Оперативное хранение документов
Оперативное хранение документов
Архивирование документов постоянного срока хранения
Архивирование документов постоянного срока хранения
Перевозка архивов
Перевозка архивов
×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения