Главная > Хранение документов > Организация архива

Организация архива

Архивное хранение документов – это комплекс мероприятий, направленный на систематизацию, учет и хранение переданной в архив документации при обеспечении ее безопасности и конфиденциальности. Организация архива регулируется положениями Федерального Закона № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.04 г., а также действующими нормативными положениями.

Основные требования

После проведения экспертизы ценности документов и определения сроков хранения выполняется формирование дел, а также их последующая передача в архив. Для организации архивного хранения документов необходимо специализированное помещение, которое может быть расположено как непосредственно в офисе компании при его изоляции от остальных кабинетов, так и в отдельно стоящем хранилище.

При организации архива необходимо учесть следующие требования:

  • наличие естественной или искусственной системы вентиляции;
  • соблюдение норм влажностного (50-55%) и температурного (17-19˚С) режимов;
  • установка противопожарных и охранных систем;
  • жесткое соответствие санитарно-гигиеническим требованиям.

При организации архивного хранения документов запрещается использовать в данных помещениях нагревательные и отопительные приборы, за исключением проводки централизованного отопления при условии ее специальной изоляции. При естественном освещении необходимо наличие светозащитных жалюзи. С целью обеспечения искусственного освещения применяют лампы накаливания с установкой в закрытые матовые плафоны.

В процессе организации архива устанавливаются стационарные или передвижные конструкции для хранения документации с соблюдением норм расстояний между стеллажами и полками, а также с учетом расстояния между проходами и стенами.

Преимущества хранения в специализированных компаниях

Организация архивного хранения документов собственными силами предприятия – это сложной процесс, требующий больших финансовых затрат и специальной подготовки ответственных сотрудников-архивариусов. Нарушение основных правил может привести к порче и гибели информационных носителей, разглашению конфиденциальных данных в результате доступа в хранилище третьих лиц.

Организация архива специализированной компанией позволяет гарантировать полную безопасность и сохранность переданной документации, получить быстрый доступ к запрашиваемым делам представителям организации и обеспечить соблюдение всех законодательных норм архивного законодательства РФ. При этом стоимость услуг компании ОРБ позволяет значительно снизить финансовые затраты предприятия в рамках архивного хранения.


Оставить заявку на архивные услуги

Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

Хранение документов
Хранение документов
Депозитарное хранение документов
Депозитарное хранение документов
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов
Архивирование документов постоянного срока хранения
Архивирование документов постоянного срока хранения
Перевозка архивов
Перевозка архивов
×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения