Архивация, хранение и оформление бухгалтерской документации

Архивация документов – это процесс подготовки бумаг к дальнейшему архивному хранению. Стандартное резервное копирование состоит из обработки, систематизации и каталогизации документов.

В настоящее время одной из наиболее востребованных услуг является архивная обработка бухгалтерских отчетов. Архивное хранение дел помогает упростить процесс поиска необходимой информации и фильтрует документы, сроки использования которых истекли. Основное правило размещение бумаг в архиве состоит в том, что документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, которые обеспечивают полную сохранность документации. Архивное хранение дел в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

Оформление архивного хранения дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Уничтожение архивных и секретных документов

Необходимо отметить, что уничтожение архивных документов необходимо в работе любой компании. Документы, появляющиеся в деятельности любой организации, имеют разную информационную ценность, поэтому очень важно уничтожать документы, как только они вышли из оборота фирмы. После проведенных работ по утилизации, обязательно предоставляется «Акт ликвидации».

В свою очередь, уничтожение секретных документов производится комиссией в составе не менее трех человек из числа лиц, допущенных к соответствующей категории уничтожаемых документов, и оформляется актом. Документы чаще всего уничтожаются на бумагоперерабатывающих машинах или путем сожжения.

Сканирование документов и создание электронных архивов

Сканирование документов — самый удобный и быстрый способ перевести бумажный документ в электронную форму. При работе с изображением сканирование — единственная возможность воспроизвести его точно и без потерь качества.

Также ежедневно мы создаем, используем и изменяем различные документы. Помимо этого, дело не обходится без использования различных шаблонов. Весь этот процесс осложняется тем, что часть используемой информации находится в бумажном, а часть — в электронном виде. Электронные архивы обеспечивают надежное хранение информации, сводят к минимуму потерю информации и естественно облегчают ее поиск.