Архивирование личных дел уволенных сотрудников

Архивирование личных дел уволенных сотрудников — обязательная процедура, которая строго регламентируется законодательством. Содержащиеся в них документы служат основанием для выплат пенсий и различных социальных пособий, а потому их утеря, порча или ненадлежащее хранение недопустимы и влекут за собой административную ответственность.

Стоит отметить, что само по себе формирование личных дел как способ хранения информации не является единственно возможным — законодательство обязывает заводить их только для работников государственных и бюджетных структур, коммерческие организации могут обходиться личными карточками, предполагающими меньший объем документации.

В архивировании личных дел уволенных сотрудников необходимо учитывать следующее:

• для каждой категории документов установлены разные сроки хранения;
• 75 лет хранятся документы сотрудников, уволенных после 2003 г., 50 лет — до 2003 г.;
• личные дела руководителей организации уничтожению не подлежат;
• условия хранения должны соответствовать законам о персональных данных и об архивном деле.

Порядок архивирования

Процедура передачи документов в архив подразумевает несколько действий:

• проверка имеющейся документации на предмет полноты и правильности составления;
• формирование описи, оформление дела;
• непосредственно передача с подписанием соответствующего акта.

При наличии электронного архива организации бумаги оцифровываются и заносятся в базу, что не исключает необходимости сохранять бумажную версию. Бумажный архив организации должен соответствовать требованиям безопасности и обеспечивать сохранность бумаг на протяжении десятилетий.

Архивные услуги компании «ОРБ»

Упростить работу с документами уволенных сотрудников вам помогут опытные архивисты. Обращаясь в компанию «ОРБ», вы получите:

• экономию времени вашего персонала — им не придется выполнять непрофильные задачи;
• гарантию соблюдения законодательства — квалифицированные архивисты учтут все нюансы и не допустят ошибок;
• свободное место в офисе — при передаче архива вы освободите пространство, которое можно эффективно использовать в других целях.

Услуги компании «ОРБ» — архивную обработку, экспертизу ценности, внеофисное хранение, утилизацию и т.д. – вы можете заказать как комплексно или воспользоваться одним конкретным предложением. Для получения подробной консультации по всем возникшим вопросам свяжитесь с нашим специалистом по телефону или оставьте заявку на сайте.