Архивная справка

Вся информация о гражданине, начиная с момента его рождения, находится в фондах тех или иных архивов. Основное место хранения документов – Государственный архив.

По запросу об информации, содержащейся в документах на архивном хранении, выдается архивная справка – официальный ответ архива, который содержит сведения о предмете запроса, архивные шифры, реквизиты хранения исходных документов. Архивная справка оформляется на специальном бланке и обладает юридической силой.

Виды архивных справок

Чаще всего архивные справки требуются при начислении или перерасчете пенсии, социальных выплат, пособий, получении наследства, регистрации права собственности. Наиболее востребованы справки о:

• гражданском состоянии – справка о времени и месте рождения, заключении или расторжении брака, смерти;
• регистрации – содержит информацию о собственниках, характеристиках жилья и регистрации граждан в жилом помещении;
• составе семьи – сведения о семейном положении и членах семьи гражданина;
• учебе – данные о периодах обучения гражданина;
• работе – содержит представленный в хронологическом порядке перечень организаций, в которых работал гражданин, сведения о занимаемых должностях;
• трудовом стаже – указаны периоды трудовой деятельности;
• зарплате – документально подтверждает доход гражданина в период трудовой деятельности.

Существует также ряд других архивных справок – генеалогические, о награждениях и т.д.

Где можно взять справку, если организация ликвидирована?

После прекращения деятельности предприятия документы, содержащие сведения о работе, стаже, заработной плате сотрудников и служащие основанием для начисления пенсий и социальных выплат, передаются на хранение организации-правопреемнику, а затем – в архив. В государственных архивах документы хранятся 50 лет, поэтому чаще всего запрос направляется именно туда.

Как получить архивную справку?

Справку можно получить:

• по запросу через портал «Госуслуги»;
• при личном обращении в МФЦ или архив;
• направив запрос на получение информации по почте;
• заказав выписку в соответствующем госархиве;
• непосредственно в организации или у ее правопреемника.

Запрос должен быть составлен грамотно, с четко сформулированной целью получения справки. Нелишним, помимо целевого назначения, будет указание организации, для которой требуется справка – например, Пенсионный фонд, органы социальной защиты и т.д.

При получении справки будьте готовы предъявить паспорт или другой подтверждающий личность документ. Если справку получает доверенное лицо, требуется нотариально заверенная доверенность.

Существует перечень архивных справок, которые выдаются бесплатно, и справок, получение которых предполагает уплату госпошлины.

Поиск документов также может занимать достаточно долгое время. При обращении в архив организации, предприятия или госархив справка выдается в течение тридцати дней. В частных архивах выдача справок платная, но к заявителю предъявляется минимум требований, и срок ожидания небольшой.