Архивная обработка документов. Основные задачи
Любому предприятию важно обеспечить надлежащее хранение документации. Обычно архивная обработка включает многочисленные действия. В первую очередь это экспертиза ценности документов, систематизация, определение условий и сроков дальнейшего хранения. На основе полученных данных определяется, какой именно обработке необходимо подвергнуть бумаги и виды проводимых работ. Именно на этом этапе осуществляется подготовка и индексирование, сканирование документов, занесение их в общую базу.
Сегодня все чаще можно столкнуться с ситуацией, когда предприятие не занимается самостоятельно архивированием, а приглашает для этого специалистов со стороны. Профессионалы обеспечивают подготовку и хранение бумаг в соответствии со всеми нормами государства, внутренними распоряжениями руководства предприятия. Это не только подготовка к архивированию, но и определение условий уничтожения документации после истечения сроков их хранения.
Что такое архивная обработка?
Архивная обработка документации включает в себя:
- соответствующее архивирование документов;
- передачу необходимых бумаг в государственные органы;
- выполнение сканирования, то есть перевод бумажной части в электронный вид, что позволяет не только сохранить необходимую базу, но и продублировать ее;
- проектирование, создание «с нуля» электронных архивов, архивов для хранения физических (бумажных) носителей;
- проведение экспертизы ценности представленной документации – обычно проводится полистный просмотр каждого документа с его параллельным анализом;
- своевременное уничтожение рабочих бумаг при помощи надежного оборудования в строго установленные сроки;
- переплет документации для архивного хранения;
- проведение консультаций.
Основные направления работы
Архивная обработка документов призвана выполнять ряд задач:
комплексное исследование общего текущего состояния объекта;
- проведение различных экспертиз, позволяющих определить практическую, экономическую ценность каждого отдельного документа. Это дает возможность не только правильно установить сроки хранения, но и обеспечить эффективность деятельности сотрудников и экономию времени;
- проведение систематизации рабочих бумаг, включая обработку, упорядочивание дел, при необходимости – составление подробной описи;
- определение ряда документации, сроки хранения которой уже полностью исчерпаны. Уничтожение бумаг производится только при помощи специального оборудования в присутствии представителя компании-заказчика, после чего составляет акт о процедуре, последующей утилизации отходов (если они остаются);
- приведение документации (бумажной, электронной) в вид, удобный для ее дальнейшего хранения.
Подобная работа позволяет правильно и вовремя подготовить рабочие бумаги. Архив при этом хранится в нормальных условиях установленное время, причем он систематизирован, благодаря чему любое дело можно найти максимально быстро.
