Архивное делопроизводство: организация, нормативы, нюансы

Современное предприятие сложно представить без адекватной системы архивного делопроизводства. Под этим термином принято понимать процесс учета, приема и хранения документов в архиве. Его составляющими являются:

• экспертиза ценности документов;
• создание номенклатуры дел;
• формирование дел в организации;
• составление и оформление описей дел;
• комплектование архива;
• учет документов в архиве;
• обеспечение сохранности;
• исполнение запросов к документам архива;
• утилизация документов с истекшим сроком хранения.

Любая организация осуществляет архивное хранение документов. Это позволяет не только систематизировать рабочий процесс, но и повысить эффективность и работоспособность персонала.

Многие эксперты сходятся во мнении, что архивацию бумаг стоит относить к особому виду делопроизводства. Помимо передачи на хранение архивное делопроизводство решает и многие другие задачи, с которыми сталкивается предприятие в профессиональной деятельности, в том числе:

• автоматизированная регистрация отдельных документов, дел и томов;
• автоматизированная разбивка дел на тома;
• систематизация документов в пределах организации;
• форматирование сдаточных описей дел и внутренней описи документов и другие задачи.

Термины, обязательные для использования во всей материалах по делопроизводству и архивному делу содержатся в ГОСТ Р 51141-98. Он регламентирует понятия в сфере организации работы с документами, архивном деле и обеспечении сохранности документов. Стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, а архивное делопроизводство как отрасль деятельности, ответственную за хранение и использование архивных материалов.

Документирование – это запись сведений на различные носители по установленным правилам. В результате этого процесса появляется документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Реквизит является обязательным при оформлении официальных материалов. Совокупность файлов по одному вопросу или участку работы, помещенных в отдельную папку, называется делом. Перечень дел с указанием сроков хранения составляют номенклатуру.

Автоматизация архивного делопроизводства

Автоматизация любых процессов повышает эффективность работы. На сегодняшний день создано немало автоматизированных систем, которые упрощают работу с электронными документами. Современные решения в этой области – это надежная и общепринятая платформа, которая позволяет говорить об интеграции САДД и ПО-архива. Программный комплекс позволяет выстроить стройную и юридически корректную систему хранения документации. Автоматизация архивного делопроизводства открывает перед сотрудниками широкие возможности, а именно:

• экспертиза ценности документов по заданным критериям;
• загрузка информации на базе разработанных образцов документов;
• группировка документов с использованием различных структурных и хронологических схем;
• создание новой номенклатуры для предприятия или подразделения на основе ранее введенной номенклатуры.

Автоматизация работы с архивами имеет ряд неоспоримых преимуществ – это легкий для понимания интерфейс, возможность адаптации под конкретные задачи, конфиденциальность данных в системе.

Преимущества работы с компанией ОРБ

Компания ОРБ – это 7 лет успешной работы в области архивного делопроизводства. Обращаясь к нам, клиенты получают квалифицированную помощь. Мы гарантируем снижение потерь рабочего времени и предоставление эффективных решений для вашего бизнеса. Риск безвозвратной потери данных сведен к нулю. Составление дел ведется в соответствии с корпоративными нормами. Скорость обработки и предоставления информации максимальна. И наконец, мы подходим к каждому клиенту индивидуально и ведем гибкую ценовую политику.