Архивные проверки

Российское законодательство определяет обязательные для хранения категории документов, а также условия и порядок образования архивов. Строгие требования касаются всех без исключения организаций и предполагают ответственность за их несоблюдение. Подобные нарушения могут быть выявлены при выборочных архивных проверках.

Что может заинтересовать проверяющих?

Сотрудники архивной службы интересуют:

• факт наличия определенных документов;
• соответствие содержимого папок их описанию;
• физические условия хранения – помещение архива, его безопасность;
• соответствие сроков и реквизитов и другие параметры документации.

По каждому выявленному несоответствию составляется акт о нарушении, который впоследствии служит основанием для определения карательных мер и объемов взысканий.

Внутренние архивные проверки

Подобные мероприятия не обязательно инициируются извне. Силами самой организации контроль за состоянием архива должен осуществляться регулярно. Помимо периодических избирательных контрольных точек (раз в 5 и в 10 лет, для бумаг постоянного и долгосрочного хранения соответственно), существуют причины для внеплановых проверок. К ним относятся:

• смена ответственного за архив сотрудника (или руководителя архива, если он есть);
• реорганизация предприятия;
• физическое перемещение архивного фонда, например, при переезде компании;
• чрезвычайные ситуации (пожары, наводнения и иные стихийные бедствия), которые могут стать причиной потери или уничтожения документов.

Проверку инициирует руководитель организации, приказом назначая комиссию из 3 человек. В нее обязательно входит ответственный за архив или делопроизводитель, а акты проверки утверждает своей подписью руководитель организации.

Ответственность за нарушение архивного законодательства

Несоблюдение требований к хранению документов влечет за собой административную, а в ряде случаев – и уголовную ответственность, которую может понести не только архивариус, но и руководитель компании. Штрафы и иные карательные меры определяются исходя из объемов и характера нарушений.