Бухгалтерская и кадровая документация с ограниченным и постоянным сроком хранения

Любое предприятие, независимо от формы собственности и размера, ведет бухгалтерский учет, в процессе которого накапливается множество рабочих бумаг. Абсолютно все документы на протяжении определенного промежутка времени представляют важность и требуются для работы фирмы.

Сроки хранения документов

Всю кадровую и бухгалтерскую отчетность в зависимости от обязательного периода хранения разделяют на три категории:

• документы с временным (кратким) сроком – до 10 лет;
• долгосрочные – более 10 лет;
• документы с постоянным, не имеющим ограничений сроком хранения.

Бухгалтерская документация

К документам с кратким сроком хранения (5 лет) обычно относят бумаги первичного бухучета: квитанции, товарные и кассовые чеки, ордера, декларации, акты, учетные регистры, накладные, кассовые книги, ведомости по отчислению страховых взносов, бухгалтерские отчеты и балансы, образцы подписей материально ответственных лиц. Годовые отчеты компании не имеют ограничений сроков хранения, квартальные должны храниться 5 лет (в случае отсутствия годовых – постоянно), месячные – 1 год.

Постоянно хранить необходимо документы, которые относятся к совершению операций с иностранной валютой, касаются получения грантов, переоценки имущества или основных фондов компании, акты приема (передачи) участков земли, зданий или помещений в пользование.

Кадровая документация

Большая часть документов, относящихся к работе кадровой службы компании, являются бумагами с долгосрочным сроком хранения (75 лет). К ним относятся: трудовые договоры, индивидуальные карточки сотрудников, документы по личному составу. В случае если сотрудник не был принят в штатное расписание компании, его документы можно хранить не более 1 года.

Стоит обратить внимание, что личные дела руководителей предприятий, членов исполнительных и контрольных органов, а также сотрудников, которые имеют ученые степени, различные награды или премии, необходимо хранить постоянно.

Информация относительно командировок, дежурств, дисциплинарных взысканий и отпусков подлежит хранению в течение 5 лет. Стоит заметить: длительность хранения отдельных документов в архиве может быть изменена в большую сторону до вынесения судебного решения, если ведется разбирательство по спорным вопросам.

Соблюдать сроки и порядок хранения бухгалтерской и кадровой документации обязаны должностные лица компании, в противном случае на них может быть возложен административный штраф.