Что делать при архивных проверках?

Архивная проверка — специальная комиссия, которая проверяет состояние архива организации. Такая комиссия может прийти в любую компанию независимо от формы собственности, поскольку ФЗ «Об архивном деле» обязывает любые фирмы и индивидуальных предпринимателей хранить ряд документов надлежащим образом.

Что интересует архивную проверку

Проверяющих будет интересовать все, что связано с архивом организации, а именно:

• обеспечение физической сохранности документов;
• исполнение правил комплектования и учета бумаг;
• обеспечение конфиденциальности информации.

Ну и конечно самое главное — это чтобы документы, подлежащие хранению, действительно находились в архиве и могли быть предъявлены по первому требованию.

Как подготовиться к архивной проверке

Если в вашей компании грамотно организован документооборот, проводится регулярная оценка ценности документов и существует оформленный по всем правилам архив — вам не о чем беспокоиться. Если же перечисленное не выполняется или с бумагами работают непрофессионалы, стоит подготовиться:

• оценить существующий объем документов и провести экспертизу ценности;
• выделить бумаги для хранения и те, которые можно уничтожить;
• сформировать дела, описи, номенклатуру дел и другие элементы систематизации;
• выделить надежное и безопасное место для архива.

Есть и более простой способ, который позволит вам не переживать по поводу того, что делать при архивных проверках. Обращаясь к специализированную архивную компанию, вы можете делегировать эти задачи и не тратить собственное время — профессионалы приведут дела в порядок, проверят по всем критериям и помогут устранить имеющиеся нарушения.

Ответственность за хранение документов

Обеспечивать формирование архива — задача руководителя организации, а также главного бухгалтера и других руководителей отделов и подразделений. За нарушение законодательства в архивном деле предполагается административная ответственность — крупные штрафы, а в ряде случаев и уголовная ответственность. Наложение штрафов возможно не только на организацию в целом, но и на физических лиц. И если незначительные нарушения, например, неправильное оформление, караются не очень строго, то утеря бумаг может повлечь серьезные последствия. Это касается не только бухгалтерской и налоговой документации, но и личного состава — ведомостей, личных дел сотрудников, сведений о зарплате и другой информации, которая является основой при формировании пенсий и различных социальных выплат.

Профессиональная подготовка к архивной проверке

Если вы не готовы платить штрафы, но и тратить время, вникая в суть архивного законодательства, вам тоже некогда, тогда стоит обратиться к профессионалам. Команда архивной компании ОРБ поможет вам навести порядок в бумагах так, что никакая проверка не будет вызывать и малейшего волнения. Мы поможем систематизировать документы, создать архив с нуля или упорядочить существующий, провести оцифровку и сформировать электронную базу, а главное — сотрудничая с нами, вы сэкономите свое время и деньги, ведь многие процессы, связанные с документооборотом, станут значительно проще и удобней.