Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9
д. 63, стр. 9
Электронный документооборот получил в последнее время широкое распространение, однако это не означает утрату актуальности бумажных носителей. Несмотря на то, что организация бумажного документооборота сопряжена с рядом трудностей и затрат, специалисты не рекомендуют отказываться от него полностью. На сегодняшний день оптимальным является сочетание бумажного и электронного делопроизводства.
1. Бумаги, к которым не предполагается частое обращение, лучше хранить в бумажном виде в специализированном архиве. Для особо ценных документов рекомендуется создать электронные копии.
2. Документы, которые регулярно участвуют в текущих процессах, особенно краткосрочного хранения или вообще уничтожаемые сразу после исполнения, лучше хранить в электронном виде. Таким образом сокращаются временные затраты на поиск необходимой информации, что положительно сказывается на рабочем процессе.
3. При создании электронного документооборота рекомендуется подобрать наиболее подходящую систему его организации, обладающую требуемым функционалом и уровнем безопасности.
4. Важно продумать место хранения документов обоих видов, обеспечив их сохранность и исключив доступ злоумышленников к ценным данным. Это можно сделать своими силами (назначив ответственного за выполнение данных функций сотрудника) или воспользоваться услугами аутсорсинговой компании.
Для организации электронного документооборота важна продуманная система и технические средства. Программное обеспечение, сервера, система защиты, дубляж на случай фатальных неисправностей — необходимо решить эти и другие вопросы. Внимания требуют и бумажные документы – нужно обеспечить их физическую сохранность и целостность, учесть требования законодательства при организации архива, предусмотреть пути доступа к бумагам при необходимости и т.д.
Несмотря на возможные трудности, хранение информации и в бумажном, и в электронном виде позволяет организовать эффективный документооборот, при котором экономятся ресурсы компании и налаживаются оптимальные пути движения документов. Опытные специалисты компании «ОРБ» помогут максимально эффективно и качественно решить вопросы документооборота вашего предприятия.