Экспертная комиссия — что это?

При оценке ценностей документов организации нельзя обойтись мнением одного человека — в соответствии с российским законодательством решение о хранении либо уничтожении бумаг принимает экспертная комиссия. В зависимости от масштабов предприятия и некоторых особенностей его работы, состав и нюансы функционирования такой комиссии могут варьироваться, но основные принципы их деятельности регламентированы в Примерном положении об экспертной комиссии, утвержденном Росархивом 19.01.1995 г.

Кто входит в состав экспертной комиссии?

Чтобы иметь возможность определить ценность документа, у сотрудника должны быть определенные знания и опыт. Экспертная комиссия (ЭК) созывается периодически, а не действует непрерывно, поэтому часть ее состава обычно работает в отделах предприятия, лишь косвенно связанных с архивным делом. В ЭК входят:

• председатель из числа руководства компании;
• сотрудник, ответственный за архив организации;
• опытные работники, хорошо знакомые с особенностями документооборота данной организации, например, делопроизводитель, юрист.

Минимальный состав — 3 человека, в больших организациях может быть расширен до 5. Если документы передаются в сторонний архив, обычно приглашают и ответственного сотрудника принимающей стороны.

Основные функции экспертной комиссии

Экспертная комиссия обеспечивает грамотное формирование архива компании. Для этого она выполняет следующие задачи:

• регулярную экспертизу документооборота с целью определения бумаг, срок хранения которых истек;
• утверждение формирования дел для документов длительного (10 лет и более) хранения;
• организацию подготовки дел для передачи в Государственный архив, а именно — утверждение проектов номенклатур, описей;
• методическую работу по организации документооборота и архивного хранения в организации.

В крупных компаниях, особенно при наличии филиалов, дочерних организаций и отраслевых подразделений, ЭК создается на каждой структурной единице, дополнительно формируется Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), регулирующая деятельность всех остальных. Ее основные функции — методическая работа, контроль деятельности локальных комиссий и решение организационных вопросов.

Экспертная комиссия — совещательный орган, решения которого вступают в силу только после одобрения руководителем. Также при передаче в государственный архив контроль осуществляет и сторона, принимающая документы. Создается и распускается ЭК приказом руководителя организации; ее деятельность регулируется Положением об экспертной комиссии, созданным в компании на основании типового образца.