Электронные архивы и законодательство

Электронные архивы являются сравнительно новой отраслью, которая располагается на стыке интернет-технологий, бизнес-процессов и документооборота. Электронный архив документов играет все более важную роль в работе многих организаций, в связи с этим появилась необходимость в создании определенных стандартов в этой области.

В России с 2003 года функционирует международный Комитет по стандартизации, образованию и сертификации в области управления электронными архивами, хранилищами данных и документов. Целью работы Комитета является содействие профессионалам, работающим в этой области.

В большинстве государств легальное создание электронного архива и все остальные действия с электронными документами определяются тремя главными законами: об электронном документе, об электронной цифровой подписи, а также об электронной коммерции. В России пока что принят только Закон об электронной цифровой подписи.

Электронный архив и документооборот в нашей стране подпадают под действие следующих актов:

• Федерального закона РФ от 27 июля 2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
• Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).
• Документа «Основные правила работы архивов организации» (утв. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Принятию новых законов во многом мешает вопрос, определяющий юридическую силу электронного документа. Говоря об носителе данного типа, нельзя не сказать об электронной подписи. Дело в том, что наличие цифровой подписи на электронном документе является необходимым, хотя и не единственны, условием его юридической силы.

Какие преимущества дает электронная цифровая подпись (ЭЦП)? Например, если еще недавно налоговые декларации принимались налоговыми органами исключительно в бумажном виде, то теперь их можно передать в электронном формате. На документе ставится ЭЦП, после чего он приобретает юридическую силу. Налоговая инспекция обязана проверить значение ЭЦП, а значит, убедиться в том, что декларация отправлена действительно определенной организацией.

Закон об электронной цифровой подписи вводит определение удостоверяющего центра – организации, выдающей сертификаты ключей, которые могут быть использованы в информационных системах.

Компания ОРБ предоставляет услуги по организации электронного архива, гарантируя при этом полное соответствие законодательным и нормативным актам.