Электронный документооборот в компании, сканирование документов

Как у вас организован электронный документооборот? Если задать такой вопрос нескольким компаниям, то скорее всего ответы будут следующими:

• мы опечатываем документы и больше ими не пользуемся;
• у каждого сотрудника на компьютере хранятся нужные ему файлы;
• я всегда могу извлечь из почты необходимый документ!

Определимся сразу — важные файлы, которые хранятся в почтовых ящиках; документы, извлекающиеся из компьютера по случаю и т.д. — все это ничего общего с электронным документооборотом не имеет.

Основу электронного документооборота в компании должен составлять архив, оцифрованный, систематизированный и легко доступный. Создается он, конечно, не за день и не за два. Но зато позволяет организовать документооборот компании на качественно новом уровне. А все потому, что создание электронного архива — это:

• экономия пространства за счет отсутствия громоздких стеллажей с фолиантами документов;
• оперативный доступ к информации, поскольку любой сотрудник может запросить и моментально получить интересующий документ, не покидая рабочего места;
• экономия средств на печать и создание копий документов;
• возможность одновременного доступа разных сотрудников к одному документу.

Создание электронного архива

Создание электронного архива осуществляется путем сканирования документов. Полученные файлы систематизируются, каждому из них присваивается уникальный номер. Затем на основе отсканированных документов создается единая база данных, структурированная в соответствии с потребностями компании. После чего электронный архив записывается на носитель и передается его законному владельцу. Главное удобство заключается в том, что значительно расширяются возможности поиска нужного документа - по номеру, тексту и т.д.

Более того, электронный документооборот позволяет разграничить права доступа сотрудников к архиву. Это, в свою очередь, обеспечивает 100% конфиденциальность секретных документов.

Сканирование документов

Как уже было сказано выше, базовой операцией при организации электронного документооборота является сканирование документов. Выполняется оно поистине в промышленных масштабах, на мощном оборудовании высокого качества. При этом имеется возможность для дальнейшей трансформации электронных документов в любой формат:

• текстовые файлы;
• графические файлы;
• таблицы
• межплатформенный формат XML.

И, наконец, что самое главное, прогрессивные технологии организации электронного документооборота — не только экономически оправданы, организационно удобны, но и абсолютно законны.