Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9
д. 63, стр. 9
В процессе деятельности любой организации накапливается огромное количество всевозможных документов. Разобраться в них становится все сложнее, и далеко не все из них пригодятся в будущем и потребуют отправки в архив. В основном, срок хранения большинства бумаг ограничивается 5 годами, после чего они могут быть утилизированы в соответствии с законом.
Уничтожение архивов помогает не только освободить пространство в офисе, но и предотвращает утечку служебной информации. Утилизация документов в современном обществе – процесс необходимый. Ведь нельзя просто выбросить в мусор документацию за последние пять лет работы организации – это противоречит профессиональной этике.
Ответственность за безопасность документов, пусть и подлежащих уничтожению, лежит на их владельце. Чтобы быть уверенным, что все бумаги утилизированы, не скопированы и не будут в дальнейшем использованы против вас, необходимо грамотно и ответственно подойти к вопросу выбора перерабатывающей фирмы. Всегда лучше обращаться напрямую в компанию, предлагающую услуги утилизации документов, избегая посредников.
Важно помнить о том, что сертификат, разрешающий фирмам оказывать услуги по утилизации документов, не дает им права разглашать конфиденциальную информацию. Некоторые организации предлагают услуги хранения архивов документов с последующей утилизацией. При этом не все фирмы имеют предназначенное для этого оборудование. В этом случае ваш архив либо не будет уничтожен, либо будет передан для уничтожения в другую организацию. Оба варианта не приемлемы, так как допускают вероятность утечки информации.
Утилизация документов требует внимательного и ответственного отношения. При отправлении архива в организацию, специализирующуюся на уничтожении бумаг, необходимо обязательно заключить договор об оказании услуг и указать недопустимость передачи документов третьим лицам и посторонним предприятиям для переработки. Так вы обезопасите себя от возможных рисков. Если существует необходимость вторичной переработки бумаг по требованиям экологических стандартов, следует оговорить, что это возможно только после утилизации документов. Для сохранения конфиденциальности информации и безопасности репутации вашей компании при уничтожении архивов следует выбирать организации, проверенные временем и с рекомендациями.
Помимо пристального внимания к внешним факторам при утилизации документов, следует грамотно организовать процесс и внутри организации. Ответственность за уничтожение архивов должна лежать на руководстве компании, а ни в коем случае не на персонале. Документация может содержать данные о заработной плате, налоговых отчислениях, правовые и трудовые вопросы, которые не должны быть доступны сотрудникам низкого ранга. Также личный контроль убережет информацию, которая могла бы быть интересна конкурентам.