Хранение документов по личному составу

Документы по личному составу являются основанием для начисления пенсий и социальных выплат, а потому к их хранению предъявляются особо строгие правила. В ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от 22. 10. 2004 г.) и в Перечне типовых документов, утвержденном Росархивом, прописано, что к таким документам относятся:

• приказы о приеме на работу, утверждения должностей, повышений;
• платежные ведомости о начислении зарплат, премий и других выплат;
• документы об особенностях работы (например, о вредности производства);
• личные карточки сотрудников.

Все эти бумаги, вышедшие из оборота, в обязательном порядке поступают на хранение в архив организации, а из него — в муниципальную архивную службу.

Сроки хранения документов по личному составу

Вопрос о том, сколько нужно хранить такие документы, имеет четкий ответ, однако путаницу вызывают некоторые изменения в законодательстве. Так, ранее был установлен срок 75 лет, однако теперь личные дела, созданные после 2003 г., подлежат хранению на протяжении 50 лет с года, следующего за увольнением сотрудника. Соответственно те, которые сформировались до 2002 г. включительно, по-прежнему остаются в архиве 75 лет. Важно пояснить, что отсчет происходит не с момента выпуска приказа об увольнении, а с 1 января следующего календарного года. Так, если работник уволен в 2010 г., срок 50 лет следует отсчитывать с 2011 г.

Ответственность за хранение документов по личному составу

За документооборот в любой организации отвечает в первую очередь руководитель. В крупных компаниях также выделяется архивист, либо такие обязанности вменяются одному из сотрудников, чаще всего — специалисту кадровой службы или делопроизводителю/секретарю. Тем не менее, назначение архивного сотрудника не снимает обязательств с главы компании, поэтому за возникшие нарушения несут наказание оба. Наше законодательство предполагает административную и даже уголовную ответственность за нарушение требований по хранению бумаг данной категории, а также за несоблюдение конфиденциальности содержащейся в них информации.

Работа со специализированными архивными службами

Сегодня все больше компаний прибегают к помощи сторонних организаций, отдавая архивные вопросы на аутсорсинг. Обращение к опытным специалистам позволяет:

• гарантировать соблюдение порядка в документообороте;
• создать архив в соответствии с буквой закона;
• обеспечить полную безопасность бумаг и информации;
• упростить работу с документами как в текущих процессах предприятия, так и при выдаче справок, поиске информации и прочих обращениях к архиву.

Заключая договор с архивариусом компании «ОРБ», можно поручить ему как полное образование и ведение архива, так и отдельные задачи –например, создание номенклатуры дел, экспертизу ценности, формирование физического и/или электронного архива.