Хранение учредительных документов

Для хранения учредительных документов организации не предусмотрен особый порядок или требования. Однако и без предписаний очевидно, что в интересах компании хранить такие бумаги надлежащим образом. Строгие требования существуют только для акционерных обществ, для других организационно-правовых форм этот вопрос остается на усмотрение руководителя.

Состав учредительных документов

К этой категории относятся:

• учредительный договор;
• устав организации;
• свидетельство о регистрации (ОГРН);
• свидетельство о постановке на учет в налоговую службу (ИНН);
• приказы о назначении руководителей и материально ответственных лиц (директора компании, главного бухгалтера);
• присвоенные коды статистики;
• имущественные акты.

Практика хранения и особенности

В большинстве организаций распространено размещение учредительных документов в бухгалтерии вместе с другими бумагами, подлежащими долгосрочному хранению. Однако есть некоторые моменты, которые нужно учесть при таком подходе. В частности:

• важно, чтобы в компании был ответственный за архив сотрудник;
• необходимо вести регистрацию выдачи подобных бумаг на руки и контроль за их возвратом.

Поскольку учредительные документы периодически требуются для различных операций, предъявления в проверяющие органы или внесения изменений, они не лежат постоянно в одном месте, поэтому велик риск утери или порчи. Организация качественного хранения и контроля за состоянием бумаг позволяет избежать подобных проблем.

Ответственность за утерю учредительных документов

Любые бумаги организации можно восстановить в соответствующих органах: например, документы о регистрации - в налоговой, листы статистики — в Госкомстате. Заявление подается в свободной письменной форме руководителем либо другим сотрудником по оформленной на него доверенности. Стоимость подобной операции составляет от 200 до 800 рублей, сроки — 5 рабочих дней.

Как организовать хранение учредительных документов?

Современные системные продукты для организаций позволяют не только удобно хранить ценные бумаги, но и контролировать их движение. Лучше всего воспользоваться услугами архивных компаний, специалисты которых организуют учет и хранение всех документов организации, включая учредительные. Таким образом, упрощается дальнейшее использование этих бумаг, что экономит время и позволяет оптимизировать работу коллектива.