Как хранить электронные документы?

Электронный архив становится в нашей стране все более популярным способом хранения документов. В организации хранения электронных документов специалисты выделяют две задачи:

• Сохранить содержание документов, что позволит использовать их в дальнейшем.
• Сохранить, помимо содержания, юридическую значимость всех документов, чтобы в любой момент можно было доказать аутентичность и целостность этих документов.

Система электронного архива требует серьезного и тщательного подхода. Работа с электронными документами должна быть организована таким образом, чтобы в любое время была возможность удостовериться в надежности информации, в том, что она не подверглась искажениям и каким-либо изменениям.

Архивное дело подразумевает, что основная цель, с которой осуществляется организация электронного архива, – обеспечение полной сохранности не отдельных бумаг, а всего их массива, в том числе всех взаимосвязей. Дело в том, что необходима возможность понять роль всех собранных документов в деловой деятельности компании. Отдельные бумаги не так важны, как их совокупность в контексте. Это означает, что электронный архив и документооборот должны быть организованы таким образом, чтобы сохранилась информация об их логических взаимосвязях.

Кроме того, при организации длительного хранения электронных документов необходимо обеспечить их читаемость, причем на протяжении всего их существования. Эта задача достаточно сложна. Следует обеспечить читаемость электронного документа именно на том устройстве или компьютерной системе, на котором он был создан, а также на системе, которая используется в настоящее время или может быть использована в будущем.

Следует учитывать, что информация, сохраненная на цифровом носителе, вполне может потерять читаемость. К этому приводят следующие факторы:

• Плохие условия хранения, которые становятся причиной физического износа носителя.
• Моральное устаревание как носителя, так и оборудования.
• Устаревание форматов электронных документов.
• Потеря актуальности программного обеспечения.

Если есть риск утери читаемости документов, компания ОРБ предлагает скопировать их на новые носители или преобразовать их в другие форматы.