Уничтожение бухгалтерских документов

Документы бухгалтерского и налогового учета необходимо не только тщательно хранить, но и вовремя отправлять на уничтожение. После проведения экспертизы ценности документов составляют акт об их выделении на утилизацию, который нужно в обязательном порядке заверить у руководства организации. Важно обратить внимание на то, что преждевременное уничтожение материалов, невзирая на установленные сроки их хранения, незаконно и влечет наложение административных санкций в виде штрафа или вынесения предупреждения.

Особенности уничтожения документов

• Составлять акт о необходимости выделить бухгалтерские документу к уничтожению можно только после проведения доскональной проверки и обработки материалов.
• Акт о выделении к уничтожению бухгалтерских документов, срок хранения которых истек, выполняют по унифицированной форме. В него необходимо внести следующие данные:

1. Перечень всех материалов, которые будут утилизированы: важно указать заголовки материалов, их количество, годы, за которые были собраны документы;

2. Обоснование причин уничтожения, сославшись на соответствующий нормативный документ или статью;

3. Запись об утверждении описи дел по личному составу компании.

• Запрещено производить уничтожение документов в случае, если в указанном периоде не была выполнена ревизия.
• Дела для служебного использования, конфиденциальные материалы и секретные документы, срок хранения которых истек, необходимо уничтожить в соответствии со специальными инструкциями.
• Утилизировать бухгалтерские документы можно на территории предприятия или за его пределами: в таком случае материалы тщательно упаковывают.
• Факт уничтожения материалов необходимо оформить актом, который содержит:

1. Состав членов комиссии, ликвидировавших бумаги.

2. Дату утилизации.

3. Подписи всех членов комиссии.

4. Подпись руководителя организации, занимавшейся уничтожением материалов.

Уничтожение дел при ликвидации организации

В случае если организация прекратила свою деятельность, но срок бухгалтерских документов не истек, все материалы могут быть переданы ликвидационной комиссии, отвечающей за отправку документов на хранение в архив.

Компании, документы которых не подлежат передаче в архивы, имеют право самостоятельно принимать решение об уничтожении бухгалтерских отчетов: согласовывать свои действия со специальными органами не требуется. Выделение дел по личному составу к уничтожению необходимо согласовывать с руководителем компании. Прочие документы, подлежащие утилизации, выявляются лишь по результатам составления годовых разделов описей дел с постоянным сроком хранения. Поручить уничтожение бухгалтерской документации также можно архивной компании, специалисты которой позаботятся о правомерности проведения процедуры.