Какие виды папок используются при организации оперативного хранения документов?

Хранение документов компании строго регламентируется законодательством. При формировании архива большое внимание уделяется технической организации, однако по сути хранение начинается уже с момента создания документа, даже когда он находится на исполнении.

Оперативным, или текущим, хранением считается состояние всего документооборота, находящегося на исполнении, или исполненный, но ожидающий экспертизы ценности документ. После проведения экспертизы часть таких бумаг будет уничтожена, часть — расформирована по делам и папкам и передана в архив. Однако встает вопрос– как же хранить такие бумаги до проведения экспертизы?

Технические требования к хранению текущего документооборота

До передачи дел в архив большая часть документов остается на местах формирования — в тех отделах, где они были созданы. Все вопросы, связанные с их сохранностью, в том числе определение вида папок для оперативного хранения, решает руководитель подразделения. Главное требование — обеспечение их безопасности, а для удобства дальнейшего использования — соблюдение заведенного порядка делопроизводства. Физически бумаги находятся в тех же папках, в которых ведется текущий документооборот. Этот вопрос зависит от личных предпочтений делопроизводителей, однако удобней всего использовать папки-регистраторы, в которые можно складывать бумаги в файлах. Толстая пластиковая или плотная бумажная основа позволяет защитить содержимое от случайной порчи.

Оперативное хранение документов обычно не вызывает вопросов, если:

• в компании грамотно организован документооборот;
• сотрудники ознакомлены с основными положениями и требованиями хранения документов;
• регулярно собирается экспертная комиссия для определения ценности бумаг и их передачи в архивную службу.

Существенно облегчают работу сотрудникам и руководителям современные электронные системы учета документов, которые сегодня все чаще внедряют организации. Конечно, и при оцифровке сохраняется вопрос о видах папок для оперативного хранения, ведь документы так и остаются в офисе, однако ими не приходится пользоваться постоянно — искать, доставать, передавать, поскольку вся информация будет содержаться в электронном каталоге.