Какую пользу приносит специалист по обработке документов?

Документооборот компании — сложный комплекс, который регулируется внутренними директивами и законодательством страны. И если заведенный в организации порядок выучить не сложно, то разбираться в многочисленных законах, рекомендациях и положениях — задача для специалиста.

Чем отличается грамотный документовед от любого сотрудника компании? Как минимум тем, что досконально знает порядок ведения документов, разбирается в вопросах систематизации, архивирования и ликвидации, а также знает различные схемы упорядочивания внутреннего документооборота.

Функции специалиста по обработке документов

Если в компании предусмотрена должность документоведа, на него возлагаются все задачи, связанные с хранением, систематизацией, анализом бумаг, а также их архивная обработка. Если такого специалиста нет, весь объем работ обычно ложится на руководителя, секретаря и частично бухгалтера. Сегодня все чаще компании обращаются к профессионалам за следующими услугами:

• систематизация текущего документооборота;
• аудит документов;
• экспертиза ценности;
• оцифровка и создание электронного архива;
• приведение в порядок архива организации или создание с нуля;
• выявление бумаг с истекшим сроком хранения.

Все перечисленные задачи может выполнять сторонняя организация, например, специализированная архивная компания. Заказать услуги можно как разово, так и на постоянной основе.

Что вы получаете?

Когда за дело берутся профессионалы, руководитель может быть спокоен, поскольку:

• документы упорядочены, а значит можно легко найти нужные из них;
• экономится время сотрудников;
• экономится место в офисе;
• гарантированно соблюдаются законодательные требования к хранению документов;
• обеспечивается полная конфиденциальность.