Методы сортировки документов по папкам

Структурирование – важнейший этап при работе с документами, в том числе во время формирования архива.

Для грамотной организации хранения и поиска данных необходима их правильная сортировка – последовательное расположение по определенному критерию. Подобная процедура может проводиться несколькими способами.

В хронологическом порядке

Достаточно трудозатратный и малоэффективный метод сортировки, при котором документы объединяются в папки по дате их поступления. Подшивки подразделяются по числам; если бумаги подшиваются в общую папку, их сортируют с наименьшей даты по текущую. Минус в данном случае заключается в затруднении поисков документов, дата создания которых неизвестна.

По виду документов

В данном случае создаются и маркируются папки для документов — к примеру, для договоров купли-продажи, счет-фактур, платежных поручений, после чего источники распределяются согласно содержанию. Бумаги одного вида подшиваются в общую папку по мере поступления. Одинаковые виды документов группируются в более крупные папки.

Для хранения массивов с первичными учетными документами, банковскими бумагами, сведениями по личному составу предусматриваются разные отделения архивных шкафов — методика комплексной сортировки документов по папкам с разделением на виды в хронологическом порядке.

Формирование реестров

Для каждого вида документов создаются свои реестры:

• при невысоком уровне документооборота — в папках-накопителях с помесячными разделителями;
• реестры по месяцам для каждого вида документов — подходят для крупных компаний с большими объемами информации.

Давно собирались привести в порядок документацию, но не знаете, с чего начать? Специалисты компании «ОРБ» возьмут на себя решение всех возникших вопросов — от налаживания документооборота предприятия до организации и ведения архива. Для заказа консультации и уточнения условий сотрудничества свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 734-78-00.