Оцифровка как способ архивного хранения документов

В настоящее время большую актуальность приобрел вопрос об адекватном переносе текстовых материалов на электронные носители. Кроме освобождения площадей фондов и удобства архивного хранения документов данная технология позволяет обеспечить легких доступ к информации из любой точки мира при условии получения специального разрешения.

Обеспечение сохранности

В зависимости от установленных законодательством сроков архивного хранения документов (ФЗ-N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01 октября 2004 г.) рациональнее использовать разные носители информации. Кроме этого, необходимо обеспечить 100 % сохранность оцифрованных материалов.

Инновационные компьютерные интеграции и создание новых приводов чтения с заменой устаревших создают проблемы с воспроизведением данных, для которых предусмотрены длительные сроки архивного хранения документов. Для этих целей, предлагается проводить периодическую инвентаризацию информационных баз с их переносом на более современные носители.

Как вариант, рассматриваются конвертации в наиболее распространенные файловые типы:

• текстовые – txt, rtf, pdf;
• графические – tiff, jpg;
• таблиц и базы данных – db, dbf, xls, txt;
• или, в качестве долгосрочной альтернативы, создание межплатформенных форматов XML.

Подлинность электронных документов

При передаче документов на архивное хранение проводится экспертиза их ценности, согласно установленным законодательством РФ нормам. После определения их значимости и в соответствии с утвержденными сроками архивного хранения документов специалистами производится процедура оцифровки. Для данных целей используется стандартный или промышленный сканер с функцией полноцветного сканирования. Документу присваивается персональное имя и регистрируются учетные электронные данные. Для обеспечения защиты при организации архивного хранения документов в электронном виде используется цифровая подпись (ЭЦП).

Передача дел на архивное хранение

Согласно требованиям положений закона «Об архивном деле в Российской Федерации» передача документов на архивное хранение сопровождается программой, воспроизводящей данную электронную информацию.

Архивное хранение оцифрованных документов на носителях производится в специально оборудованных помещениях фондов.