Организация архивного дела в коммерческих компаниях

Организация архивного дела обязательна не только для государственного учреждения, но и для частной компании. Российское законодательство четко регулирует перечень документов, подлежащих хранению, а также его сроки и условия.

С чего начать организацию архивного дела?

Этот процесс происходит в несколько этапов:

• экспертиза ценности бумаг – процедура, на которой элементы текущего документооборота дифференцируют по срокам хранения, ряд документов выделяется к уничтожению;
• формирование дел;
• их передача в архив.

Архив может быть как внутри организации, так и аутсорсинговым. Первый вариант подходит крупным компаниям: ведение архива получают специальному сотруднику или формируют для этого целый отдел. Внеофисное хранение актуально для небольших организаций, предприятий с ограниченным бюджетом, маленьким штатом.

Кто должен организовать архив в коммерческих компаниях?

Как и весь документооборот, архив организации может быть передан на ведение отдельному сотруднику, однако основным ответственным лицом остается руководитель. Он выбирает, организовать ли архив своими силами или заключить договор с архивной фирмой: в первом случае под его контролем остается весь процесс, во втором — только исполнение договора.

Преимущества использования услуг архивных компаний

Поручив организацию архива специалистам, компания получает возможность:

• действовать в точном соответствии с действующим законодательством и архивным регламентом и не сомневаться в их соблюдении;
• рационально расходовать время сотрудников;
• сэкономить место в офисе;
• оптимизировать внутренние процессы предприятия за счет грамотной организации документооборота и налаженного процесса пополнения архива;
• усовершенствовать и облегчить поиск нужной информации — как в ежедневной работе, так и в случае проверок контролирующих служб.